FAQ : Mon Espace OCAPIAT

La Foire au question (FAQ) Mon espace OCAPIAT vous propose de vous aider sur des questions fréquemment rencontrées lors de votre connexion ou de l’utilisation des extranets OCAPIAT.

Ainsi, en fonction de votre structure (Entreprise ou Organisme de formation), plusieurs thèmes ont été recensés.

Laissez-vous guider …

Mise à jour du 23 mars 2022

Les questions les plus consultées

Je n’arrive pas à me connecter

Important : afin de renforcer la sécurité de nos services en ligne, votre toute première connexion au nouveau portail nécessite un renouvellement de votre mot de passe, en cliquant sur le lien Mot de passe oublié de la page de connexion.

1 – Vérifier votre identifiant : dans la page de connexion, il vous est possible d’en recevoir un rappel par mail en cliquant sur le lien Besoin d’un rappel de votre identifiant ou du mail lié à votre compte ? Cliquez ici.
2 – Si vous avec oublié votre mot de passe, n’hésitez-pas à le regénérer et cliquant sur le lien Mot de passe égaré.

Ces deux actions génèrent l’envoie d’un mail automatique sur l’adresse mail liée à votre compte utilisateur. Si vous avez un doute sur cet email, nous vous conseillons de le vérifier en cliquant sur le lien proposé dans la page de connexion ; Besoin d’un rappel de votre identifiant ou du mail lié à votre compte ? Cliquez ici. Pour des raisons de confidentialité, l’intégralité de votre mail n’apparaîtra pas mais des parties qui vous permettront de l’identifier.
Si ce mail a changé et/ou que vous souhaitez le modifier, merci d’en faire la demande sur support@ocapiat.fr en reprécisant votre identifiant de connexion et/ou votre SIRET.

Je dois vous envoyer une demande de financement et je ne sais pas quel dispositif de formation choisir ?

Interface MonCompte pour les entreprises :

Si votre entreprise n’a pas signé de convention particulière avec OCAPIAT
Le choix du dispositif s’effectue dès le début de la saisie de votre demande. Voici les questions à se poser :

  1. Votre demande concerne le recrutement d’un salarié en alternance (choix : contrat de professionnalisation ou d’apprentissage pour remplissage du CERFA)
  2. Votre demande ne concerne pas de stagiaire mais une ingénierie/accompagnement (choix : diagnostic RH, AFEST Time…)
  3. Votre demande concerne une formation et des stagiaires :
    • 3.1 Soit le financement de votre action a été préparé avec votre conseiller OCAPIAT pour financer des actions particulières impliquant des prestataires sélectionnés par OCAPIAT (choix : DEFI Emploi/TSF/PRP/CLEA ..)
    • 3.2 Soit il s’agit d’une formation et d’un organisme librement choisis par vos soins (choix entreprise <50 : Boost Compétences)

Si votre entreprise a signé une convention de partenariat avec votre conseiller OCAPIAT :
Lors de la saisie de votre demande, choisissez dans le champ Nature de financement le dispositif adéquat :

  • DEFI Emploi/Maintien dans l’emploi (entreprise <11 salariés)
  • Boost compétences (entreprise <50 salariés)
  • Volontaire (toutes tailles)
  • Conventionnel (uniquement si votre branche a des accords particuliers de financement)

J’ai envoyé une Demande de prise en charge en ligne. Je me suis trompé sur les participants ou sur le coût. Est-ce que je peux via l’extranet faire la demande de modification ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez juste [Sauvegardé] votre demande, il vous est possible de la modifier dans la rubrique Dossiers de formation > Dossiers en cours de saisie.
A noter : si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.

Mais une fois la demande transmise à OCAPIAT, il ne vous est plus possible de la rectifier (nécessaire pour l’instruction du dossier par OCAPIAT).
1 – Notez le n° de l’action formation concernée.
2 – Dans le Menu Dialoguer avec OCAPIAT, écrivez un nouveau message
3 – Reportez le n° de dossier et écrivez un message expliquant les changements à effectuer

OCAPIAT me demande des pièces justificatives pour finaliser mon dossier : comment les transmettre ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Vous avez reçu un courrier de relance de pièces de la part d’OCAPIAT.

  1. Retrouvez votre dossier dans Dossiers de formation > Dossier transmis
  2. Dans le bloc de recherche : sélectionnez le type de dossier concerné (Action de formation / Contrat de professionnalisation / Contrat d’apprentissage) ainsi que et l’état du dossier “En attente de pièces”. Cliquez sur [Rechercher]
  3. Dans la liste des résultats de votre recherche, cliquez sur le bouton [Voir] correspondant à votre dossier concerné.
  4. En bas de la page, vous pourrez accéder au bouton de dépôt des pièces manquantes. Suivez les instructions du popup pour déposer votre pièce justificative.

Interface PartNet pour les Organismes de formation :

  1. Retrouvez votre dossier dans Dossiers & factures > Gérer et facturer mes dossiers
  2. Dans le bloc de recherche : sélectionnez le type de dossier concerné (Action de formation / Contrat de professionnalisation / Contrat d’apprentissage) ainsi que et l’état du dossier “En attente de pièces”. Cliquez sur [Rechercher]
  3. Dans la liste des résultats de votre recherche, cliquez sur le bouton [Détails] correspondant à votre dossier concerné.
  4. En bas de la page, vous pourrez accéder au bouton de dépôt des pièces manquantes. Suivez les instructions du popup pour déposer votre pièce justificative.

Où trouver le n° DECA de mon contrat d’apprentissage

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers de formation > Dossiers transmis
2 – Rechercher votre contrat à l’aide des critères proposés.
3 – Dans la liste des dossiers trouvés, cliquez sur le bouton [Voir] sur la ligne correspondant à votre recherche.
4 – Dans la fiche de détails, le premier bloc “Eléments du dossier” affiche le n° DECA*.

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
1 – Rendez-vous dans Contrat d’apprentissage > Consulter mes contrats
2 – Dans le nouvel onglet, sélectionnez au moins l’entreprise ET “cochez la case pour voir TOUS vos contrats déposés“, puis cliquez sur le bouton [Rechercher]
3 – Dans le tableau qui s’affiche, vous disposez du n° de DECA*.

* Disponible après vérification des informations par le service de gestion OCAPIAT puis une transmission auprès de la plateforme Deca qui va générer un numéro d’enregistrement. Quand ce numéro est généré , un avis de prise en charge du contrat est automatiquement émis à l’entreprise et au CFA par courriel ou celui-ci est téléchargeable dans l’extranet.

Mon entreprise a déménagé et/ou a changé d’adresse et de SIRET. Comment enregistrer ces changements ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Dans votre interface utilisateur, rendez-vous dans Mon compte > Gérer mes entreprises.
1 – Dans la bloc présentant les informations de l’entreprise, effectuez les modifications souhaitées et complétez les informations manquantes
2 – Une fois que tous les champs sont renseignés, le bouton [Demander les modifications] devient actif et vous pouvez cliquer dessus.
3 – Un popup contenant les informations modifiées s’affiche pour vérification. Confirmez en cliquant sur [Valider].
4 – Votre demande de modification est alors envoyée à votre correspondant OCAPIAT
5 – A noter : les informations de l’entreprise ne sont plus modifiables en attendant le traitement de votre correspondant OCAPIAT.

Attention : pour les entreprises sous convention MAGESTIC, seul l’administrateur ainsi que les utilisateurs qu’il aura désignés disposent de droits pour modifier les informations de l’entreprise (voir question « Convention MAGESTIC : comment paramétrer les comptes utilisateurs ? »)

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
Pour modifier les informations liées à votre organisme, il vous faut contacter votre correspondant OCAPIAT en cliquant sur Nous contacter

J’ai reçu un virement de la part d’OCAPIAT. Comment en obtenir le détail ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rendez-vous dans le menu Factures & règlements > Consulter les règlements OCAPIAT
Tous les avis de paiement sont répertoriés du plus récent au plus ancien.
2 – Vous pouvez en voir le détail en téléchargeant une copie

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
Si vous avez plusieurs établissement dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné le bon.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers & factures > Consulter les paiements OCAPIAT
Tous les avis de paiement sont répertoriés du plus récent au plus ancien.
2 – Vous pouvez en voir le détail en téléchargeant une copie : cliquez sur [Voir]

Comment déclarer et verser mes contributions (légales et conventionnelles) ?

Sur la page d’accueil de votre Extranet, le bloc “Accès rapide” contient un bouton [Verser mes contributions (légales et conventionnelles)].

Il vous dirige vers une page de notre site internet dans laquelle vous disposez de nombreuses informations Et d’un bouton [Déclarer en ligne mes contributions].

Quelles sont les informations administratives et financières délivrées par le reporting “Tableau de Bord” ?

Le reporting “Tableau de bord” fournit via des indicateurs et 3 tableaux de données, l’intégralité des informations administratives et financières qui concernent vos dossiers :
Tableau “Mes dossiers financés” (1 ligne par stagiaire) :

  1.  Les données liées à l’action : intitulé, durée, type interne/externe…et éventuelles codifications (lorsque vous les gérez)
  2. Les données liées à l’organisme dispensateur (si formation externe) : raison sociale, coordonnées
  3. Les données liées aux stagiaires de l’action : nom/prénom, matricule, date naissance, CSP…et éventuelles affectations (lorsque vous les gérez)
  4. Les données liées aux types de coûts de l’action : pédagogiques, frais annexes, salaires…
  5. Les données liées aux types de financement de l’action : alternance, plan de développement des compétences, volontaire…

Pour être complet, ce reporting intègre également un tableau détaillé “Mes dossiers en attente” (demandes adressées et encore en attente de traitement par OCAPIAT) et “Mes factures” (listing du détail de toutes les factures, tout statut confondu).

Gérer mon compte utilisateur

Je n’arrive pas à me connecter

Important : afin de renforcer la sécurité de nos services en ligne, votre toute première connexion au nouveau portail nécessite un renouvellement de votre mot de passe, en cliquant sur le lien Mot de passe oublié de la page de connexion.

1 – Vérifier votre identifiant : dans la page de connexion, il vous est possible d’en recevoir un rappel par mail en cliquant sur le lien Besoin d’un rappel de votre identifiant ou du mail lié à votre compte ? Cliquez ici.
2 – Si vous avec oublié votre mot de passe, n’hésitez-pas à le regénérer et cliquant sur le lien Mot de passe égaré.

Ces deux actions génèrent l’envoie d’un mail automatique sur l’adresse mail liée à votre compte utilisateur. Si vous avez un doute sur cet email, nous vous conseillons de le vérifier en cliquant sur le lien proposé dans la page de connexion ; Besoin d’un rappel de votre identifiant ou du mail lié à votre compte ? Cliquez ici. Pour des raisons de confidentialité, l’intégralité de votre mail n’apparaîtra pas mais des parties qui vous permettront de l’identifier.
Si ce mail a changé et/ou que vous souhaitez le modifier, merci d’en faire la demande sur support@ocapiat.fr en reprécisant votre identifiant de connexion et/ou votre SIRET.

J’ai égaré mon mot de passe. Comment faire ?

Sur la page de connexion www.moncompte.ocapiat.fr (entreprise) ou www.portail.ocapiat.fr (organisme de formation)
1 – Cliquez sur le lien “Mot de passe égaré
2 – sur la page qui s’affiche, saisissez votre identifiant OCAPIAT.
3 – Un courriel vous permettant de créer un nouveau mot de passe, vous sera automatiquement envoyé.

A noter : si vous avez un doute sur l’adresse mail utilisée pour votre compte utilisateur, vous pourrez en demander un rappel sur le lien dédié.

J’ai égaré mon identifiant. Comment faire ?

Sur la page de connexion www.moncompte.ocapiat.fr (entreprise) ou www.portail.ocapiat.fr (organisme de formation)
1 – Cliquez sur le lien “Besoin d’un rappel de mon identifiant ou du mail lié à mon compte ?
2 – sur la page qui s’affiche, saisissez votre adresse mail.
3 – Un courriel contenant un rappel de votre identifiant, vous sera automatiquement envoyé.

A noter : si vous avez un doute sur l’adresse mail utilisée pour votre compte utilisateur, vous pourrez en demander un rappel sur la même page.

Je souhaite modifier l’adresse mail utilisée pour mon compte utilisateur

Si ce changement vous empêche de vous connecter à votre compte OCAPIAT, envoyez un mail à support@ocapiat.fr pour demander un changement de contact en précisant votre identifiant et le n° de SIRET de votre entreprise.
Attention : si vous n’envoyez pas le message avec l’adresse mail que vous souhaitez lier à vote compte utilisateur, n’oubliez pas de repréciser celle qui sera utilisée.

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous souhaitez signaler un changement de mail une fois connecté à votre compte utilisateur :
1 – Rendez vous dans Mon Compte > Mon profil utilisateur
2 – Cliquez sur le bouton [Modifier]
3 – Dans le popup qui s’affiche, saisissez votre adresse mail deux fois, puis [Validez]

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
Pour modifier les informations liées à votre organisme, il vous faut contacter votre correspondant OCAPIAT en cliquant sur Nous contacter

Contrat d’apprentissage

Où trouver le n° DECA de mon contrat d’apprentissage

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers de formation > Dossiers transmis
2 – Rechercher votre contrat à l’aide des critères proposés.
3 – Dans la liste des dossiers trouvés, cliquez sur le bouton [Voir] sur la ligne correspondant à votre recherche.
4 – Dans la fiche de détails, le premier bloc “Eléments du dossier” affiche le n° DECA*.

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
1 – Rendez-vous dans Contrat d’apprentissage > Consulter mes contrats
2 – Dans le nouvel onglet, sélectionnez au moins l’entreprise ET “cochez la case pour voir TOUS vos contrats déposés“, puis cliquez sur le bouton [Rechercher]
3 – Dans le tableau qui s’affiche, vous disposez du n° de DECA*.

* Disponible après vérification des informations par le service de gestion OCAPIAT puis une transmission auprès de la plateforme Deca qui va générer un numéro d’enregistrement. Quand ce numéro est généré , un avis de prise en charge du contrat est automatiquement émis à l’entreprise et au CFA par courriel ou celui-ci est téléchargeable dans l’extranet.

J’ai enregistré un contrat d’apprentissage. Comment imprimer le CERFA ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Dès lors que vous avez [Validé et transmis] un contrat d’apprentissage, vous pouvez accéder au CERFA dans le menu Dossiers de formation > Dossiers transmis
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rechercher votre contrat à l’aide des critères proposés.
2 – Dans la liste des dossiers trouvés, cliquez sur le bouton [Voir] sur la ligne correspondant à votre recherche.
3 – Dans la fiche de détails, descendez jusqu’au bloc “Liste des pièces liées à ce dossier” dans lequel figure le fichier du CERFA.
4 – Cliquez sur le bouton [Voir] de la ligne correspondante.

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
1 – Rendez-vous dans Contrat d’apprentissage > Consulter mes contrats
2 – Dans le nouvel onglet, sélectionnez au moins l’entreprise ET « cochez la case pour voir TOUS vos contrats déposés« , puis cliquez sur le bouton [Rechercher]
3 – Dans le tableau qui s’affiche, vous disposez d’une option d’impression.

Comment signaler une rupture de contrat d’apprentissage ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers de formation > Dossiers transmis
2 – Rechercher votre contrat à l’aide des critères proposés.
3 – Dans la liste des dossiers trouvés, cliquez sur le bouton [Voir] sur la ligne correspondant à votre recherche.
4 – Dans la fiche de détail, descendez en bas de la page pour visualiser le bloc “Vos actions possibles sur le dossier”.
5 – Cliquez sur le bouton [Déclarer une rupture de contrat]
6 – Remplissez les éléments de la fenêtre “Déclaration de rupture de contrat“, puis [Validez]

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
1 – Rendez-vous dans Contrat d’apprentissage > Consulter mes contrats
2 – Dans le nouvel onglet, cliquez sur le bouton [Déposer une rupture]
3 – Sélectionnez l’entreprise, puis le contrat concerné dans la liste, puis remplissez les champs relatifs à la déclaration de la rupture et insérez le formulaire dûment signé par les parties.
4 – [Validez] votre déclaration

Comment insérer une facture ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers de formation > Dossiers transmis
2 – Rechercher votre dossier à l’aide des critères proposés.
3 – Dans la liste des dossiers trouvés, cliquez sur le bouton [Voir] sur la ligne correspondant à votre recherche.
4 – Dans la fiche de détail, descendez en bas de la page pour visualiser le bloc “Vos actions possibles sur le dossier”.
5 – Si l’état du dossier est “Accordé”, vous disposez du bouton [Déposer une nouvelle facture]
6 – Remplissez les éléments de la fenêtre “Dépôt d’une facture”*, puis [Validez]

* attention, vous devez être en possession du certificat de réalisation de la formation pour déposer votre facture

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
Si vous avez plusieurs établissement dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné le bon.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers & factures > Gérer & facturer mes dossiers
2 – Rechercher votre dossier à l’aide des critères proposés.
3 – Dans la liste des dossiers trouvés, cliquez sur le bouton [Détails] sur la ligne correspondant à votre recherche.
4 – Dans la fiche de détail, descendez en bas de la page pour visualiser le bloc “Vos actions possibles sur le dossier”.
5 – Si l’état du dossier est “Accordé”, vous disposez du bouton [Déposer une nouvelle facture]
6 – Remplissez les éléments de la fenêtre “Dépôt d’une facture”*, puis [Validez]

* attention, vous devez être en possession du certificat de réalisation de la formation pour déposer votre facture

J’ai reçu un virement de la part d’OCAPIAT. Comment en obtenir le détail ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rendez-vous dans le menu Factures & règlements > Consulter les règlements OCAPIAT
Tous les avis de paiement sont répertoriés du plus récent au plus ancien.
2 – Vous pouvez en voir le détail en téléchargeant une copie

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
Si vous avez plusieurs établissement dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné le bon.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers & factures > Consulter les paiements OCAPIAT
Tous les avis de paiement sont répertoriés du plus récent au plus ancien.
2 – Vous pouvez en voir le détail en téléchargeant une copie : cliquez sur [Voir]

Contrat de professionnalisation

Comment signaler une rupture de contrat de professionnalisation ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers de formation > Dossiers transmis
2 – Rechercher votre contrat à l’aide des critères proposés.
3 – Dans la liste des dossiers trouvés, cliquez sur le bouton [Voir] sur la ligne correspondant à votre recherche.
4 – Dans la fiche de détail, descendez en bas de la page pour visualiser le bloc “Vos actions possibles sur le dossier”.
5 – Cliquez sur le bouton [Déclarer une rupture de contrat]
6 – Remplissez les éléments de la fenêtre “Déclaration de rupture de contrat”, puis [Validez]

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
1 – Rendez-vous dans Contrat de professionnalisation > Consulter mes contrats
2 – Dans le nouvel onglet, cliquez sur le bouton [Déposer une rupture]
3 – Sélectionnez l’entreprise, puis le contrat concerné dans la liste, puis remplissez les champs relatifs à la déclaration de la rupture et insérez le formulaire duement signé par les parties.
4 – [Validez] votre déclaration

Comment insérer une facture ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers de formation > Dossiers transmis
2 – Rechercher votre dossier à l’aide des critères proposés.
3 – Dans la liste des dossiers trouvés, cliquez sur le bouton [Voir] sur la ligne correspondant à votre recherche.
4 – Dans la fiche de détail, descendez en bas de la page pour visualiser le bloc “Vos actions possibles sur le dossier”.
5 – Si l’état du dossier est “Accordé”, vous disposez du bouton [Déposer une nouvelle facture]
6 – Remplissez les éléments de la fenêtre “Dépôt d’une facture”*, puis [Validez]

* attention, vous devez être en possession du certificat de réalisation de la formation pour déposer votre facture

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
Si vous avez plusieurs établissement dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné le bon.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers & factures > Gérer & facturer mes dossiers
2 – Rechercher votre dossier à l’aide des critères proposés.
3 – Dans la liste des dossiers trouvés, cliquez sur le bouton [Détails] sur la ligne correspondant à votre recherche.
4 – Dans la fiche de détail, descendez en bas de la page pour visualiser le bloc “Vos actions possibles sur le dossier”.
5 – Si l’état du dossier est “Accordé”, vous disposez du bouton [Déposer une nouvelle facture]
6 – Remplissez les éléments de la fenêtre “Dépôt d’une facture”*, puis [Validez]

* attention, vous devez être en possession du certificat de réalisation de la formation pour déposer votre facture

J’ai reçu un virement de la part d’OCAPIAT. Comment en obtenir le détail ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rendez-vous dans le menu Factures & règlements > Consulter les règlements OCAPIAT
Tous les avis de paiement sont répertoriés du plus récent au plus ancien.
2 – Vous pouvez en voir le détail en téléchargeant une copie

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
Si vous avez plusieurs établissement dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné le bon.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers & factures > Consulter les paiements OCAPIAT
Tous les avis de paiement sont répertoriés du plus récent au plus ancien.
2 – Vous pouvez en voir le détail en téléchargeant une copie : cliquez sur [Voir]

Reportings

Quelles sont les informations administratives et financières délivrées par le reporting “Tableau de Bord” ?

Le reporting “Tableau de bord” fournit via des indicateurs et 3 tableaux de données, l’intégralité des informations administratives et financières qui concernent vos dossiers :
Tableau “Mes dossiers financés” (1 ligne par stagiaire) :

  1.  Les données liées à l’action : intitulé, durée, type interne/externe…et éventuelles codifications (lorsque vous les gérez)
  2. Les données liées à l’organisme dispensateur (si formation externe) : raison sociale, coordonnées
  3. Les données liées aux stagiaires de l’action : nom/prénom, matricule, date naissance, CSP…et éventuelles affectations (lorsque vous les gérez)
  4. Les données liées aux types de coûts de l’action : pédagogiques, frais annexes, salaires…
  5. Les données liées aux types de financement de l’action : alternance, plan de développement des compétences, volontaire…

Pour être complet, ce reporting intègre également un tableau détaillé “Mes dossiers en attente” (demandes adressées et encore en attente de traitement par OCAPIAT) et “Mes factures” (listing du détail de toutes les factures, tout statut confondu).

Comment exporter les données de mon reporting ?

L’exportation des données dans mes reportings s’effectue par l’utilisation de boutons noirs qui s’affichent au survol des zones suivantes :

  1. Un graphique : en haut à droite du pavé, possibilité d’exportation sous format image (png) ou fichier (pdf)
  2. Un tableau : en haut à droite du tableau, possibilité d’exportation sous format Excel (xls)
  3. Une feuille complète des graphiques : tout en bas de l’écran avec le bouton d’impression, possibilité d’exportation en un seul fichier (pdf)

Pour en savoir plus, consulter le tutoriel

Comment sélectionner mes données dans mon reportings en ligne ?

La sélection des données dans mes reportings s’effectue par l’utilisation de filtres avec 3 possibilités :

  1. En sélectionnant les critères souhaités dans les filtres déjà positionnés en haut (sélection multi-critères possible)
  2. En cliquant directement dans un élément du graphique qui devient un filtre actif (sélection multi-critères possible)
  3. En cliquant directement dans le tableau des données qui devient un filtre actif (sélection multi-critères possible – exceptés les montants qui ne peuvent être filtrés)

Tous les filtres activés s’affichent en haut du reporting et peuvent être refermés comme de besoin pour revenir à la situation initiale.

Point de vigilance, à l’arrivée le reporting affiche par défaut majoritairement les données de toutes les années proposées. Un filtre sur l’année est donc nécessaire pour annualiser le reporting.

Pour en savoir plus, consulter le tutoriel

Que signifie la sélection d’une Année début de formation ?

Pour simplifier l’exploitation de vos données, la notion d’année principale proposée en filtre est celle de l’année début de la formation (issue de la date début du dossier concerné). Pour les entreprises en partenariat volontaire MAGESTIC qui souhaitent un suivi affiné par année budgétaire, le reporting “Suivi volontaire” est à disposition.

Convention MAGESTIC – Tableau de bord CSE : comment disposer de mes statistiques par stagiaire ou par individu ?

Comment disposer de mes statistiques par stagiaire ou par individu ?

Désormais vous pouvez en disposer intégralement pour 2 types de statistiques :

  • Par stagiaire (le salarié est ici compté X fois pour X actions suivies)
  • Par individu (le salarié est ici compté 1 seule fois pour X actions suivies)

Excepté ce comptage, la structure des 2 reportings est strictement identique.

Il vous suffit donc de choisir dans le menu déroulant celui qui vous convient le mieux.

Comment est calculé mon taux de départ en formation ?

Le calcul est un pourcentage effectué comme suit : nombre de salariés formés (base individus) / nombre de salariés présents à date (source reporting 1er tableau “Suivi de parcours” : nombre de salariés totaux après filtrage des “Salariés présent dans l’entreprise” = Oui)

Ce calcul est donc identique que vous choisissiez votre tableau de bord CSE “par stagiaire” ou “par individu”.

Utiliser Mon espace OCAPIAT

Je dois vous envoyer une demande de financement et je ne sais pas quel dispositif de formation choisir ?

Interface MonCompte pour les entreprises :

Si votre entreprise n’a pas signé de convention particulière avec OCAPIAT
Le choix du dispositif s’effectue dès le début de la saisie de votre demande. Voici les questions à se poser :

  1. Votre demande concerne le recrutement d’un salarié en alternance (choix : contrat de professionnalisation ou d’apprentissage pour remplissage du CERFA)
  2. Votre demande ne concerne pas de stagiaire mais une ingénierie/accompagnement (choix : diagnostic RH, AFEST Time…)
  3. Votre demande concerne une formation et des stagiaires :
    • 3.1 Soit le financement de votre action a été préparé avec votre conseiller OCAPIAT pour financer des actions particulières impliquant des prestataires sélectionnés par OCAPIAT (choix : DEFI Emploi/TSF/PRP/CLEA ..)
    • 3.2 Soit il s’agit d’une formation et d’un organisme librement choisis par vos soins (choix entreprise <50 : Boost Compétences)

Si votre entreprise a signé une convention de partenariat avec votre conseiller OCAPIAT :
Lors de la saisie de votre demande, choisissez dans le champ Nature de financement le dispositif adéquat :

  • DEFI Emploi/Maintien dans l’emploi (entreprise <11 salariés)
  • Boost compétences (entreprise <50 salariés)
  • Volontaire (toutes tailles)
  • Conventionnel (uniquement si votre branche a des accords particuliers de financement)

Je suis une entreprise et je dois inscrire à une formation un stagiaire qui n’est pas dans la liste de mes salariés

Votre salarié n’est probablement pas encore connu d’OCAPIAT et il est alors nécessaire de créer sa fiche dans votre interface utilisateur (cas 1 et cas 2).

Cas 1 –  Vous pouvez enregistrer vos salariés dans Mon Compte > Gestion des salariés

  1. En bas de la page, cliquez sur le bouton [Ajouter un salarié]
  2. Remplissez tous les champs obligatoires de la Fiche salarié, puis cliquez sur le bouton [Créer]
  3. Le salarié se trouve maintenant dans votre liste de salariés.

Si vous avez de nombreux salariés à ajouter, votre entreprise dispose d’une fonctionnalité d’import de fichiers salariés (fonctionnalité soumise à droits) dans Mon Compte > Gestion des salariés > Importer mon fichier de salariés.
Attention : Le fichier à déposer doit impérativement être conforme au modèle construit par OCAPIAT et au format .csv. Pour ce faire, vous pouvez télécharger le modèle.

Cas 2 – Si vous êtes en cours de saisie de votre demande de prise en charge :

  1. Dans l’écran 4 – “Le/les stagiaire/s”, cliquez sur le bouton [Créer un bénéficiaire /salarié]
  2. Remplissez tous les champs obligatoires de la Fiche salarié, puis cliquez sur le bouton [Créer]
  3. Le salarié se trouve maintenant dans votre liste de salariés et vous pouvez le sélectionner comme bénéficiaire de la formation.

Cas 3 – Votre salarié est connu d’OCAPIAT car il a déjà fait une formation ou un contrat en alternance mais a été déclaré “Sorti des effectifs” :

  1. Dans le bloc de recherche, cochez la case “Y compris les salariés sortis” et cliquez sur [Rechercher]
  2. Dans le bloc de résultat, votre salarié doit s’y trouver. Vous pouvez cliquez sur le bouton [Modifier] correspondant
  3. Dans sa fiche salarié, enlevez la date de sortie de l’entreprise de votre salarié, puis [Enregistrez].

J’ai envoyé une Demande de prise en charge en ligne. Je me suis trompé sur les participants ou sur le coût. Est-ce que je peux via l’extranet faire la demande de modification ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez juste [Sauvegardé] votre demande, il vous est possible de la modifier dans la rubrique Dossiers de formation > Dossiers en cours de saisie.
A noter : si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.

Mais une fois la demande transmise à OCAPIAT, il ne vous est plus possible de la rectifier (nécessaire pour l’instruction du dossier par OCAPIAT).
1 – Notez le n° de l’action formation concernée.
2 – Dans le Menu Dialoguer avec OCAPIAT, écrivez un nouveau message
3 – Reportez le n° de dossier et écrivez un message expliquant les changements à effectuer

Lors de la saisie d’une demande de prise en charge, je ne retrouve pas l’organisme de formation dans la liste proposée

L’organisme n’est sans doute pas encore référencé dans la base de données OCAPIAT.
Dans ce cas, nous vous invitons à prendre contact avec votre correspondant OCAPIAT habituel pour qu’il procède à son enregistrement.

OCAPIAT me demande des pièces justificatives pour finaliser mon dossier : comment les transmettre ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Vous avez reçu un courrier de relance de pièces de la part d’OCAPIAT.

  1. Retrouvez votre dossier dans Dossiers de formation > Dossier transmis
  2. Dans le bloc de recherche : sélectionnez le type de dossier concerné (Action de formation / Contrat de professionnalisation / Contrat d’apprentissage) ainsi que et l’état du dossier “En attente de pièces”. Cliquez sur [Rechercher]
  3. Dans la liste des résultats de votre recherche, cliquez sur le bouton [Voir] correspondant à votre dossier concerné.
  4. En bas de la page, vous pourrez accéder au bouton de dépôt des pièces manquantes. Suivez les instructions du popup pour déposer votre pièce justificative.

Interface PartNet pour les Organismes de formation :

  1. Retrouvez votre dossier dans Dossiers & factures > Gérer et facturer mes dossiers
  2. Dans le bloc de recherche : sélectionnez le type de dossier concerné (Action de formation / Contrat de professionnalisation / Contrat d’apprentissage) ainsi que et l’état du dossier “En attente de pièces”. Cliquez sur [Rechercher]
  3. Dans la liste des résultats de votre recherche, cliquez sur le bouton [Détails] correspondant à votre dossier concerné.
  4. En bas de la page, vous pourrez accéder au bouton de dépôt des pièces manquantes. Suivez les instructions du popup pour déposer votre pièce justificative.

Je suis une entreprise et je dois communiquer mon RIB ou mon nouveau RIB

  1. Rendez-vous dans le Menu MonCompte > Gérer mes entreprises > Gérer mes coordonnées bancaires
  2. Pour désactiver un RIB :
    • cliquer sur le bouton [Désactiver] en face du RIB qui doit être inactivé
    • [Validez] votre demande
  3. Pour ajouter un nouveau RIB
    • cliquez sur le bouton [Ajouter un nouveau RIB],
    • remplissez tous les champs demandés et déposer un justificatif de RIB (obligatoire) puis cliquez sur [Valider]
    • Votre demande est communiquée à OCAPIAT.

Attention : les entreprises sous convention MAGESTIC disposent d’une fonctionnalité complémentaire de personnalisation des profils. Ainsi, l’utilisateur “administrateur” désigne les utilisateurs qui disposent de droits pour voir/communiquer/modifier ces informations (voir question « Convention MAGESTIC : comment paramétrer les comptes utilisateurs ? »)

Je suis une entreprise et je souhaite déposer un/des justificatifs de frais annexes pour OCAPIAT

Dans la mesure où ces frais ont fait l’objet d’un accord de prise ne charge de la part d’OCAPIAT, vous pouvez déposer vos demandes de remboursement de frais.

Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers de formation > Dossiers transmis
2 – Rechercher votre dossier à l’aide des critères proposés.
3 – Dans la liste des dossiers trouvés, cliquez sur le bouton [Voir] sur la ligne correspondant à votre recherche.
4 – Dans la fiche de détail, descendez en bas de la page pour visualiser le bloc « Vos actions possibles sur le dossier ». Vous disposez du bouton [Déposer une pièce (hors facture)]
6 – Remplissez les éléments de la fenêtre, puis [Validez]

Si votre entreprise est en convention de partenariat, vous pouvez également enregistrer des frais détaillés par inscrits en choisissant le Menu Factures & règlements > Saisir un relevé de frais.

J’ai enregistré un contrat d’apprentissage. Comment imprimer le CERFA ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Dès lors que vous avez [Validé et transmis] un contrat d’apprentissage, vous pouvez accéder au CERFA dans le menu Dossiers de formation > Dossiers transmis
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rechercher votre contrat à l’aide des critères proposés.
2 – Dans la liste des dossiers trouvés, cliquez sur le bouton [Voir] sur la ligne correspondant à votre recherche.
3 – Dans la fiche de détails, descendez jusqu’au bloc “Liste des pièces liées à ce dossier” dans lequel figure le fichier du CERFA.
4 – Cliquez sur le bouton [Voir] de la ligne correspondante.

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
1 – Rendez-vous dans Contrat d’apprentissage > Consulter mes contrats
2 – Dans le nouvel onglet, sélectionnez au moins l’entreprise ET « cochez la case pour voir TOUS vos contrats déposés« , puis cliquez sur le bouton [Rechercher]
3 – Dans le tableau qui s’affiche, vous disposez d’une option d’impression.

Mon entreprise a déménagé et/ou a changé d’adresse et de SIRET. Comment enregistrer ces changements ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Dans votre interface utilisateur, rendez-vous dans Mon compte > Gérer mes entreprises.
1 – Dans la bloc présentant les informations de l’entreprise, effectuez les modifications souhaitées et complétez les informations manquantes
2 – Une fois que tous les champs sont renseignés, le bouton [Demander les modifications] devient actif et vous pouvez cliquer dessus.
3 – Un popup contenant les informations modifiées s’affiche pour vérification. Confirmez en cliquant sur [Valider].
4 – Votre demande de modification est alors envoyée à votre correspondant OCAPIAT
5 – A noter : les informations de l’entreprise ne sont plus modifiables en attendant le traitement de votre correspondant OCAPIAT.

Attention : pour les entreprises sous convention MAGESTIC, seul l’administrateur ainsi que les utilisateurs qu’il aura désignés disposent de droits pour modifier les informations de l’entreprise (voir question « Convention MAGESTIC : comment paramétrer les comptes utilisateurs ? »)

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
Pour modifier les informations liées à votre organisme, il vous faut contacter votre correspondant OCAPIAT en cliquant sur Nous contacter

Comment insérer une facture ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers de formation > Dossiers transmis
2 – Rechercher votre dossier à l’aide des critères proposés.
3 – Dans la liste des dossiers trouvés, cliquez sur le bouton [Voir] sur la ligne correspondant à votre recherche.
4 – Dans la fiche de détail, descendez en bas de la page pour visualiser le bloc “Vos actions possibles sur le dossier”.
5 – Si l’état du dossier est “Accordé”, vous disposez du bouton [Déposer une nouvelle facture]
6 – Remplissez les éléments de la fenêtre “Dépôt d’une facture”*, puis [Validez]

* attention, vous devez être en possession du certificat de réalisation de la formation pour déposer votre facture

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
Si vous avez plusieurs établissement dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné le bon.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers & factures > Gérer & facturer mes dossiers
2 – Rechercher votre dossier à l’aide des critères proposés.
3 – Dans la liste des dossiers trouvés, cliquez sur le bouton [Détails] sur la ligne correspondant à votre recherche.
4 – Dans la fiche de détail, descendez en bas de la page pour visualiser le bloc “Vos actions possibles sur le dossier”.
5 – Si l’état du dossier est “Accordé”, vous disposez du bouton [Déposer une nouvelle facture]
6 – Remplissez les éléments de la fenêtre “Dépôt d’une facture”*, puis [Validez]

* attention, vous devez être en possession du certificat de réalisation de la formation pour déposer votre facture

J’ai reçu un virement de la part d’OCAPIAT. Comment en obtenir le détail ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Rendez-vous dans le menu Factures & règlements > Consulter les règlements OCAPIAT
Tous les avis de paiement sont répertoriés du plus récent au plus ancien.
2 – Vous pouvez en voir le détail en téléchargeant une copie

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
Si vous avez plusieurs établissement dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné le bon.
1 – Rendez-vous dans le menu Dossiers & factures > Consulter les paiements OCAPIAT
Tous les avis de paiement sont répertoriés du plus récent au plus ancien.
2 – Vous pouvez en voir le détail en téléchargeant une copie : cliquez sur [Voir]

Comment ajouter une entreprise dans mon compte utilisateur ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Dans votre interface utilisateur, rendez-vous dans Mon compte > Gérer mes entreprises > Ajouter une entreprise
1 – Saisissez le n° de SIRET de l’entreprise que vous souhaitez ajouter

Si l’entreprise est enregistrée auprès d’OCAPIAT
2 – Un bloc de résultat affiche quelques élément de base concernant l’entreprise
3 – [Confirmez] pour afficher un popup dans lequels vous pouvez saisir un éventuel commentaire. Cliquez sur [Valider]
4 – Une demande est envoyée à votre correspondant OCAPIAT
5 – L’entreprise est ajoutée à votre compte utilisateur après validation par OCAPIAT

Si l’entreprise n’est pas enregistrée auprès d’OCAPIAT, un lien vous guide vers le formulaire de demande d’enregistrement.

Pourquoi l’entreprise que je souhaite ajouter n’apparaît pas dans ma liste ?

Pour ajouter une nouvelle entreprise à votre compte, une vérification minimum est nécessaire. Dans le système d’information d’OCAPIAT, l’entreprise à ajouter doit contenir votre adresse email de référence dans votre compte dans ses contacts.

Si cela n’est pas encore le cas, il convient de contacter votre interlocuteur OCAPIAT pour mettre en place cette sécurité et permettre l’ajout.

Convention MAGESTIC : comment paramétrer les comptes utilisateurs ?

Les entreprises sous convention MAGESTIC disposent d’une fonctionnalité complémentaire de personnalisation des profils.

Ainsi, le compte utilisateur désigné « Administrateur » peut :

  1. Gérer sa propre interface d’accès aux fonctionnalités de MonCompte
  2. Modifier certaines caractéristiques des autres utilisateurs de sa convention (toutes celles qui ne sont pas liées directement à des périmètres de saisie) :
  • Gestion des informations de salaire
  • Saisir un contrat en alternance (professionnalisation ou apprentissage)
  • Accès aux différents reportings « élaborés »
  • Modifier les données d’une entreprise (RIB compris)
  • Gestion des codifications
  • Gestion des affectations
  • Gestion des salariés
  • Gestions des droits aux différentes intégrations de fichiers
  1. Fermer des comptes utilisateurs
  2. Créer de nouveaux comptes utilisateurs A L’IMAGE d’un autre (lors d’un remplacement suite à un départ par exemple).

Cette fonctionnalité est présente dans Mon Compte > Mon profil utilisateur
Pour vous guider, une aide à la saisie vous est proposée dans un volet à droite de l’écran.

Pour en savoir plus, consulter le tutoriel

En qualité d’organisme de formation, comment puis-je ajouter un de mes établissements dans mon compte utilisateur ?

Interface PartNet pour les Organismes de formation :
Pour ajouter un établissement dans votre liste d’organisme, il vous faut contacter votre correspondant OCAPIAT afin de compléter votre compte utilisateur.

Comment régler mes Appels Volontaires ?

Interface MonCompte pour les entreprises :
Si vous avez plusieurs entreprises dans votre compte utilisateur, assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne.
1 – Dans votre page d’accueil, le bloc “Votre mémo” vous indique si vous avez un ou plusieurs Appel Volontaires en attente de paiement.
Cliquez sur le bouton [Voir] de la ligne correspondante.
OU
Rendez-vous dans le menu Factures & règlementsRégler mes Appels Volontaires
2 – Suivez ensuite les instructions indiquées dans la page.

Comment déclarer et verser mes contributions (légales et conventionnelles) ?

Sur la page d’accueil de votre Extranet, le bloc “Accès rapide” contient un bouton [Verser mes contributions (légales et conventionnelles)].

Il vous dirige vers une page de notre site internet dans laquelle vous disposez de nombreuses informations Et d’un bouton [Déclarer en ligne mes contributions].