ASSISTANT ADMINISTRATIF
Assistant administratif
Activités
- L’assistant administratif assure l’accueil téléphonique des clients et des fournisseurs, la réception et la rédaction du courrier.
- Il assure le secrétariat, le suivi des dossiers, des chantiers, des plannings et des tableaux de bord.
- Il assure le suivi des commandes passées auprès des fournisseurs : devis, contrats, bons de livraison, factures et paiements.
- L’assistant administratif suit les offres commerciales et le portefeuille de clients. Il prépare les devis et les réponses aux appels d’offres et, après validation par le chef d’entreprise, les transmet aux clients.
- Il prend en charge la facturation des clients, le suivi du recouvrement des factures. Il établit les déclarations sociales et fiscales. Il assure l’enregistrement comptable et peut suivre la trésorerie.
- En matière de gestion du personnel, il suit les dossiers des salariés, réalise les déclarations et effectue le suivi administratif des stages de formation. Il comptabilise le temps de travail et met à jour les tableaux de bords sociaux, le planning des congés et des absences, et prépare les éléments constitutifs des paies.
Conditions d’exercice
L’activité s’exerce au sein d’entreprises de travaux possédant des parcs d’engins agricoles diversifiés dont l’utilisation peut être saisonnière. Leur taille est variable, sans dépasser couramment les 20 salariés permanents. Ces entreprises emploient, en saison, de nombreux salariés occasionnels. Le secteur des entreprises de travaux représente des activités de prestation de service très diversifiées dans le monde rural (agriculture, forêt, collectivités…). Le poste d’assistant administratif, directement rattaché à la direction, est en relation avec les salariés, les clients, les fournisseurs, le comptable et l’administration.
Compétences
L’assistant administratif participe à la gestion et à l’organisation de l’entreprise de travaux. Le poste requiert des compétences en secrétariat, en comptabilité et en gestion du personnel des entreprises, de la prestation à la production. L’exercice de ces fonctions nécessite l’utilisation d’outils informatiques généraux et spécifiques (tableurs, internet, logiciels comptables, d’organisation de chantiers et logiciels de paie). La personne assurant ces tâches doit faire preuve d’autonomie, de méthode et d’esprit d’initiative. Le poste exige du savoir-être et de la souplesse dans les relations avec ses interlocuteurs.
Formations
- Niveau bac complété d’une expérience
- BTS en secrétariat, gestion ou commerce
- BTSA Technico-commercial
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