FAQ : le contrat d’apprentissage

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Si le contrat n’a pas été transmis sous un délai de 5 jours après la date d’exécution du contrat à l’OPCO, y a-t-il une incidence sur le règlement ?

Il n’y aura pas d’incidence si l’envoi se fait dans les 15 jours après la signature au-delà cela provoquera un retard de règlement.

Comment transmettre à OCAPIAT un avenant au contrat à la convention de formation ?

En attendant la mise en place de cette fonctionnalité sur l’extranet, il faut adresser par mail ou courrier l’avenant au contrat le centre de gestion OCAPIAT régional pour les contrats avec entreprises de 11 et plus salariés ou à la Direction Gestion Siège OCAPIAT pour les contrats signés avec les entreprises de moins de 11 salariés (coordonnées sur notre site internet www.ocapiat.fr).

Est-il possible de conclure un contrat d’apprentissage parents/enfants et plus largement entre membre d’une même famille ?

Oui, il est possible de conclure un contrat d’apprentissage parents/enfants et plus largement entre membres d’une même famille.
Dans le cas de l’ascendant, le contrat d’apprentissage du mineur est remplacé par une déclaration souscrite par l’employeur, soumise aux mêmes conditions d’enregistrement.
L’ascendant est tenu aussi de verser une partie du salaire dans un compte ouvert au nom de l’apprenti dans un établissement financier.
Dans le cas d’un apprenti majeur employé dans les mêmes circonstances, ce sont les règles communes du contrat d’apprentissage qui s’appliquent.

Quelles sont les exceptions concernant l’âge de l’apprenti pour signer un contrat?

Les jeunes ayant atteint 15 ans révolus ayant achevé la classe de 3e peuvent être inscrits en apprentissage, sous statut scolaire, dans un centre de formation d’apprentis. L’âge limite est fixé à 35 ans révolus pour les jeunes en contrat d’apprentissage rompu pour des raisons indépendantes de leur volonté (fermeture d’entreprise, inaptitude médicale…). Il ne doit pas s’écouler plus d’1 an entre les deux contrats. Toute personne jusqu’à 35 ans, qui après un précédent contrat d’apprentissage, souhaite obtenir une qualification supérieure.Toute personne quel que soit son âge, reconnue travailleur handicapé. Toute personne quel que soit son âge ayant un projet de création ou de reprise d’entreprise nécessitant l’obtention d’un diplôme.

Quelle est la durée du contrat d’apprentissage ?

La durée du contrat d’apprentissage, lorsqu’il est conclu en CDD ou de la période d’apprentissage lorsque le contrat est conclu en CDI, varie entre 6 mois et 3 ans ce qui correspondant à la durée de formation pour l’obtention du diplôme ou titre. Il peut y avoir une prolongation en cas d’échec à l’obtention du titre ou diplôme (1 an au plus si prorogation du contrat initial ou conclusion d’un nouveau contrat avec un autre employeur, sans condition d’âge de l’apprenti) ou pour les apprentis reconnus RQTH.

Peut-on réduire la durée initiale de formation d’un contrat d’apprentissage ?

Oui, cette durée peut être réduite mais dans des conditions spécifiques. La réduction de la durée s’effectue après évaluation par le CFA du niveau initial de compétence de l’apprenti ou de ses compétences acquises. Cette durée de minimum 6 mois est alors fixée par une convention tripartite signée par le centre de formation, l’employeur et l’apprenti ou son représentant légal si l’apprenti est un mineur.

Peut-on allonger la durée initiale de formation d’un contrat d’apprentissage ?

Oui, cette durée peut être allongée en cas d’échec à l’obtention du diplôme ou du titre professionnel. Pour un apprenti déclaré RQTH la durée de formation peut être également allongée.
Cette prolongation d’un an maximum non renouvelable peut s’effectuer :

  • soit par prorogation du contrat initial ou de la période d’apprentissage
  • soit par conclusion d’un nouveau contrat avec un autre employeur, quel que soit l’âge de l’apprenti.

Le salaire applicable pendant la prolongation correspond à la dernière année d’exécution du contrat précédant cette prolongation.

Est-il possible de suspendre un CDI pour conclure un contrat d’apprentissage ?

Il est effectivement possible de suspendre un contrat de travail en CDI pour conclure un contrat d’apprentissage, si toutes les conditions sont réunies. Ce contrat peut, par accord entre le salarié et l’employeur, être suspendu pendant la durée d’un contrat d’apprentissage conclu avec le même employeur. La durée de la suspension du contrat de travail est égale à la durée de la formation nécessaire à l’obtention de la qualification professionnelle recherchée à partir du moment où le jeune a le statut d’apprenti, rien n’interdit l’entreprise, d’appliquer la rémunération en référence au % du SMIC selon son âge et l’année d’exécution.

Comment l’entreprise peut-elle rompre un contrat avec un apprenti ?

Le contrat d’apprentissage peut être rompu librement par l’employeur ou par l’apprenti jusqu’à l’échéance des 45 premiers jours (consécutifs ou non) de formation pratique en entreprise. Au-delà de ce délai, la rupture est possible par accord écrit entre l’employeur et l’apprenti. Toute rupture anticipée du contrat d’apprentissage doit faire l’objet d’un écrit, à adresser au directeur du CFA et à l’OPCO qui a enregistré le contrat. Un modèle de formulaire de rupture est présent sur le site www.ocapiat.com

Comment l’entreprise reçoit l’aide unique lors de la signature d’un contrat ?

L’aide unique à l’apprentissage est versée mensuellement par l’ASP (l’Agence de services et de paiement) dans l’attente de transmission par l’employeur des données de la DSN. À défaut de transmission de ces données le mois suivant l’aide est suspendue. En cas de rupture anticipée du contrat d’apprentissage, l’aide n’est pas due à compter du mois suivant la date de fin de contrat. En cas d’une suspension du contrat conduisant au non versement de la rémunération par l’employeur à l’apprenti, l’aide n’est pas due pour chaque mois considéré.

Quels sont les montants de l’aide unique exceptionnelle lors de la signature d’un contrat signé à partir du 1er juillet 2020 ?

Dans le cadre du plan gouvernemental de soutien à l’emploi des jeunes « Un jeune, Une solution », le Parlement a adopté le Projet de Loi de Finances n°3 ce 23 juillet dernier, au sein duquel se trouve l’aide exceptionnelle de 5 000 euros pour les apprentis mineurs ou de 8 000 euros pour les majeurs de niveau master 2 / ingénieur pour les contrats d’apprentissage. L’aide de 5 000 ou 8 000 euros sera versée rétroactivement au 1er juillet 2020 sur les mêmes modalités que l’aide unique.

Quelles entreprises peuvent accéder à l’aide annoncée dans le plan gouvernemental « un jeune une solution » pour un nouveau contrat ?

Les employeurs d’apprentis ou de jeunes de 16 à 25 ans préparant à un diplôme du CAP au niveau master 2 ou ingénieur pour le contrat d’apprentissage professionnelle ou inférieur, pour des contrats conclus entre le 01/07/2020 et le 28/02/2021 sans conditions pour les entreprises de moins de 250 salariés et sous conditions pour les entreprises de 250 salariés et plus.

Quelle est la date de fin maximum d’un contrat d’apprentissage ?

La loi ne prévoit pas de terme à la fin du contrat d’apprentissage, après la période d’examen mais une circulaire interministérielle autorise une marge du maintien du contrat de 2 mois après la fin des examens, alors que l’apprenti a obtenu son diplôme.
Au-delà d’une certaine période, tout contrat d’apprentissage pourrait être constaté comme étant détourné de son objet initial et requalifié en contrat de droit commun.

Peut-il y avoir un reste à charge pour l’entreprise pour financer la formation ?

Depuis du 1er janvier 2020, la prise en charge de la formation est assurée par l’OPCO pour les formations reconnues par les branches professionnelles en fonction du domaine d’activité du titre ou du diplôme visé et selon le niveau de prise en charge fixé par elle.

L’OPCO paie directement le CFA pour cette formation. Si le niveau de prise en charge est inférieur au coût de formation, un reste à charge peut être sollicité auprès de l’entreprise.

Quelle démarche est à entreprendre par l’entreprise pour déposer un contrat ?

Le contrat d’apprentissage sous la forme du Cerfa 13 ou le cas échéant, la déclaration, si l’apprenti est un mineur employé par un ascendant, est déposé auprès de l’OPCO dont l’entreprise dépend au plus tard, dans un délai de 5 jours, qui suit le début d’exécution du contrat. L’entreprise peut par l’extranet d’OCAPIAT saisir le contrat ou il autorise le CFA à le faire à sa place (dépôt dans PartNet). Un accord de prise en charge est envoyé à l’entreprise et au CFA lors le contrat est validé par l’OPCO.

Quelle démarche est à entreprendre par l’entreprise pour déposer un avenant au contrat ?

L’entreprise transmet un avenant dès lors qu’un changement se produit sur un élément essentiel du contrat d’apprentissage qui nécessite d’être approuvé par la signature des parties (employeur, apprenti ou son représentant légal éventuellement). Il est ensuite envoyé au CFA et à l’OPCO. Le dépôt de l’avenant ne se fait pas encore de manière dématérialisée.

Lorsqu’il y a un transfert de salariés d’une société à une autre société nouvellement créée, qu’advient-il des contrats d’apprentissage ?

Dans le cas où une modification dans la situation juridique de l’employeur survient, tous les contrats de travail en cours au jour de la modification, subsistent entre le nouvel employeur et le personnel de l’entreprise (Code du travail, art. L 1224-1).
Pour ce qui concerne les contrats d’apprentissage qui sont transférés, le repreneur a la même obligation de déclaration préalable auprès de l’autorité administrative que le précédent employeur. Dans ce cas, un avenant au contrat d’apprentissage doit être transmis à l’OPCO pour constater la nouvelle situation.

Les questions les plus consultées de la FAQ

Quelle est la durée du contrat d’apprentissage ?

La durée du contrat d’apprentissage, lorsqu’il est conclu en CDD ou de la période d’apprentissage lorsque le contrat est conclu en CDI, varie entre 6 mois et 3 ans ce qui correspondant à la durée de formation pour l’obtention du diplôme ou titre. Il peut y avoir une prolongation en cas d’échec à l’obtention du titre ou diplôme (1 an au plus si prorogation du contrat initial ou conclusion d’un nouveau contrat avec un autre employeur, sans condition d’âge de l’apprenti) ou pour les apprentis reconnus RQTH.

Comment l’entreprise peut-elle rompre un contrat avec un apprenti ?

Le contrat d’apprentissage peut être rompu librement par l’employeur ou par l’apprenti jusqu’à l’échéance des 45 premiers jours (consécutifs ou non) de formation pratique en entreprise. Au-delà de ce délai, la rupture est possible par accord écrit entre l’employeur et l’apprenti. Toute rupture anticipée du contrat d’apprentissage doit faire l’objet d’un écrit, à adresser au directeur du CFA et à l’OPCO qui a enregistré le contrat. Un modèle de formulaire de rupture est présent sur le site www.ocapiat.com

Quelle est la période d’essai pour un contrat d’apprentissage ?

Dans les 45 premiers jours, consécutifs ou non, de formation en entreprise effectuée par l’apprenti, le contrat d’apprentissage peut être librement rompu par l’employeur ou l’apprenti ou son représentant s’il est mineur.  En pratique cette période correspond à la période d’essai, et se réfère uniquement aux jours passés en entreprise .

Quelles sont les exceptions concernant l’âge de l’apprenti pour signer un contrat ?

Les jeunes ayant atteint 15 ans révolus ayant achevé la classe de 3e peuvent être inscrits en apprentissage, sous statut scolaire, dans un centre de formation d’apprentis.

L’âge limite est fixé à 35 ans révolus pour les jeunes en contrat d’apprentissage rompu pour des raisons indépendantes de leur volonté (fermeture d’entreprise, inaptitude médicale…). Il ne doit pas s’écouler plus d’1 an entre les deux contrats.

Toute personne jusqu’à 35 ans, qui après un précédent contrat d’apprentissage, souhaite obtenir une qualification supérieure.

Toute personne quel que soit son âge, reconnue travailleur handicapé.

Toute personne quel que soit son âge ayant un projet de création ou de reprise d’entreprise nécessitant l’obtention d’un diplôme.

À la demande de l’entreprise, le CFA pourra t-il réaliser le dépôt des contrats ?

Oui, il est possible de réaliser le dépôt du contrat d’apprentissage initial et le document de rupture sur l’extranet OCAPIAT pour le compte d’une entreprise. D’ici la fin de l’année, il pourra y avoir le dépôt des avenants de contrat.

Comment aura lieu le règlement lorsque le futur apprenti aura effectué sa formation de maximum 6 mois au CFA avant de trouver un contrat ?

Selon la DGEFP, il y aurait un financeur unique avec un forfait mensuel qui sera revalorisé pour atteindre le montant de la prise en charge lorsque le contrat sera signé. Un montant forfaitaire de 500 euros par mois est pris en charge par OPCO EP, désigné par un arrêté pour une entrée en formation entre le 1er août et le 31 décembre 2020. Le CFA inscrit le jeune sans contrat dans la plateforme de l’OPCO EP. Si pendant la période des 3 premiers mois, le jeune signe un contrat, c’est l’OPCO de l’employeur qui prend la totalité de la prise en charge du contrat. Les versements du  montant aura lieu une première fois au bout de 3 mois soit 1500 euros puis au bout de 6 mois 3000 euros. Si pendant la période entre 3 et  6 mois, le jeune signe un contrat d’apprentissage, la gestion du contrat est reprise par l’OPCO de l’employeur qui opère une revalorisation de la prise en charge de la période préalable à hauteur du niveau de prise en charge déterminée par les branches. Au-delà de 6 mois, les frais annexes relatifs au repas et l’hébergement sont également pris en charge par l’OPCO EP pendant la période de formation du jeune sans contrat au CFA.

Quels sont les justificatifs à fournir lors du dépôt de facture ?

Il n’y a pas de justificatifs à fournir. Il faut fournir un certificat de réalisation (modèle OCAPIAT sur le site www.ocapiat.fr) et garder les justificatifs (fiches de présence, état du nombre de connexions) en cas de demande de l’OCAPIAT ou de services de l’Etat.

Comment OCAPIAT informe le CFA de l’accord de la prise en charge du contrat pour anticiper les envois de facture ?

Cette prise en charge est consultable sur l’extranet pour les dossiers déposés en ligne ou envoyée par courriel en l’absence de saisie en ligne du contrat.

Quelles sont les modalités de prise en charge OCAPIAT des frais annexes ?

Les règles de prise en charge d’OCAPIAT sont les suivantes/ apprenti :
– Frais hébergement pour un montant maximal de 6 euros par nuitée
– Frais de restauration pour un montant maximal de 3 euros par repas
– Frais de premiers équipements pédagogiques selon un plafond de 500 euros par contrat
Il faut faire un budget prévisionnel des dépenses par apprenti à renseigner dans la convention de formation.

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