picto simulateur Simulateurs
picto cartographie Cartographie
picto connexion Mon espace Ocapiat

FAQ : gestion des frais

Votre navigation dans la FAQ :
FAQ

Organisme

Gestion des frais

Quelles sont les modalités de prise en charge OCAPIAT des frais annexes ?

Les règles de prise en charge d’OCAPIAT sont les suivantes/ apprenti :
– Frais hébergement pour un montant maximal de 6 euros par nuitée
– Frais de restauration pour un montant maximal de 3 euros par repas
– Frais de premiers équipements pédagogiques selon un plafond de 500 euros par contrat
Il faut faire un budget prévisionnel des dépenses par apprenti à renseigner dans la convention de formation.

Existe-il une liste des éléments éligibles concernant les frais de premier équipement ?

Il n’y a pas de liste établie par OCAPIAT.
Sont concernés par ces frais : les équipements individuels et non collectifs ainsi que le matériel informatique (ordinateur tablette) suite au plan de relance de l’apprentissage du 1er juillet 2020. Les frais liés aux EPI (équipement de protection individuel) sont exclus.

Quels sont les justificatifs à fournir pour les frais ?

Aucun justificatif de frais ne doit être communiqué lors du dépôt .II faudra fournir, en cas de contrôle d’OCAPIAT, les justificatifs de dépenses et factures établies à l’ordre du CFA en précisant les noms des bénéficiaires et leur numéro d’enregistrement.

Quand faut-il facturer les frais annexes pour les contrats en stock ?

Il faut facturer ces frais lors de la seconde vague de facture. OCAPIAT prend les frais réalisés à partir du 1er janvier 2020.

Les factures de frais annexes doivent-elles être émises et adressées par contrat ou par lot ?

Les factures de frais annexes peuvent être individuelles ou par lot. Pour le moment nous conseillons de séparer les factures des frais annexes de celles des frais de formation. Dans le cas d’une facture par lot ou cohortes, il faut détailler les noms des bénéficiaires et les n° d’enregistrement.

Qui doit prendre en charge le premier équipement ?

Pour que les frais soient pris en charge par OCAPIAT, il faut que les frais soient supportés par le CFA. Il faut donc que le CFA achète le matériel au nom du bénéficiaire et refacture ensuite OCAPIAT.

Le montant du premier équipement est-il versé directement à l’apprenti ?

Non ce n’est pas possible. L’achat doit être réalisé par le CFA. Dans le cas de matériel informatique, le CFA restera propriétaire des équipements. Il les mettra à disposition des apprentis.

Avez-vous un modèle de facture pour les frais liés à l’hébergement et à la restauration ?

Il n’y a pas de modèle de facture pour les frais de restauration d’hébergement.

La facturation des frais de repas et d’hébergement se base sur du prévisionnel ou du réalisé ?

Il y a une estimation des coûts qui doit être présentée dans la convention de formation et les factures doivent être faites sur des frais réalisés et par période (qui correspondent aux périodes de facturation).

Le CFA peut-il se faire financer les frais de repas alors que ceux-ci ont lieu dans une structure externe sous convention avec le CFA ?

Oui, c’est possible. Il faudra alors pouvoir présenter la convention avec l’établissement tiers en cas de contrôle.

Pour le financement des 3 euros relatifs aux frais de repas du soir, faut-il qu’il soit justifié par un hébergement ?

Non, il n’y a pas nécessité d’avoir un hébergement pour bénéficier des 3 euros pour le repas du soir. Il faudra garder les justificatifs de ces repas.

À quel moment déclare-t-on les frais de restauration et de nuitée ?

Ces frais doivent être déposés en même temps que la facture concernant la formation : à partir de la deuxième facture dans le cas d’un contrat supérieur à un an et dans la dernière facture pour les contrats inférieur à un an.

Les questions les plus consultées de la FAQ

Quelle est la durée du contrat d’apprentissage ?

La durée du contrat d’apprentissage, lorsqu’il est conclu en CDD ou de la période d’apprentissage lorsque le contrat est conclu en CDI, varie entre 6 mois et 3 ans ce qui correspondant à la durée de formation pour l’obtention du diplôme ou titre. Il peut y avoir une prolongation en cas d’échec à l’obtention du titre ou diplôme (1 an au plus si prorogation du contrat initial ou conclusion d’un nouveau contrat avec un autre employeur, sans condition d’âge de l’apprenti) ou pour les apprentis reconnus RQTH.

Comment l’entreprise peut-elle rompre un contrat avec un apprenti ?

Le contrat d’apprentissage peut être rompu librement par l’employeur ou par l’apprenti jusqu’à l’échéance des 45 premiers jours (consécutifs ou non) de formation pratique en entreprise. Au-delà de ce délai, la rupture est possible par accord écrit entre l’employeur et l’apprenti. Toute rupture anticipée du contrat d’apprentissage doit faire l’objet d’un écrit, à adresser au directeur du CFA et à l’OPCO qui a enregistré le contrat. Un modèle de formulaire de rupture est présent sur le site www.ocapiat.com

Quelle est la période d’essai pour un contrat d’apprentissage ?

Dans les 45 premiers jours, consécutifs ou non, de formation en entreprise effectuée par l’apprenti, le contrat d’apprentissage peut être librement rompu par l’employeur ou l’apprenti ou son représentant s’il est mineur. En pratique cette période correspond à la période d’essai, et se réfère uniquement aux jours passés en entreprise .

Quelles sont les exceptions concernant l’âge de l’apprenti pour signer un contrat ?

Les jeunes ayant atteint 15 ans révolus ayant achevé la classe de 3e peuvent être inscrits en apprentissage. Si le jeune n’a pas 15 ans au 1er juillet, il peut signer un contrat par dérogation s’il a 15 ans avant le 31 décembre ou être inscrit sous statut scolaire, dans un centre de formation d’apprentis en attendant la signature.
L’âge limite est fixé à 35 ans révolus pour les jeunes en contrat d’apprentissage rompu pour des raisons indépendantes de leur volonté (fermeture d’entreprise, inaptitude médicale…). Il ne doit pas s’écouler plus d’un an entre les deux contrats.

Toute personne jusqu’à 35 ans, qui après un précédent contrat d’apprentissage, souhaite obtenir une qualification supérieure.

Toute personne quel que soit son âge, reconnue travailleur handicapé.

Toute personne quel que soit son âge ayant un projet de création ou de reprise d’entreprise nécessitant l’obtention d’un diplôme.

À la demande de l’entreprise, le CFA pourra-t-il réaliser le dépôt des contrats ?

Oui, il est possible de réaliser le dépôt du contrat d’apprentissage initial mais également d’un avenant, du document de rupture sur l’extranet OCAPIAT pour le compte d’une entreprise. Le mandat de l’entreprise est signifié sur la convention de formation.

Quels sont les justificatifs à fournir lors du dépôt de facture ?

Il n’y a pas de justificatifs à fournir. Il faut fournir un certificat de réalisation (modèle OCAPIAT sur le site www.ocapiat.fr) et garder les justificatifs (fiches de présence, état du nombre de connexions) en cas de demande de l’OCAPIAT ou de services de l’Etat.

Comment OCAPIAT informe le CFA de l’accord de la prise en charge du contrat pour anticiper les envois de facture ?

Cette prise en charge est consultable sur l’extranet pour les dossiers déposés en ligne ou envoyée par courriel en l’absence de saisie en ligne du contrat.

Quelles sont les modalités de prise en charge OCAPIAT des frais annexes ?

Les règles de prise en charge d’OCAPIAT sont les suivantes/ apprenti :
– Frais hébergement pour un montant maximal de 6 euros par nuitée
– Frais de restauration pour un montant maximal de 3 euros par repas
– Frais de premiers équipements pédagogiques selon un plafond de 500 euros par contrat
Il faut faire un budget prévisionnel des dépenses par apprenti à renseigner dans la convention de formation.