FAQ : gestion des frais

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Gestion des frais

Quelles sont les modalités de prise en charge OCAPIAT des frais annexes ?

Les règles de prise en charge d’OCAPIAT sont les suivantes/ apprenti :
– Frais hébergement pour un montant maximal de 6 euros par nuitée
– Frais de restauration pour un montant maximal de 3 euros par repas
– Frais de premiers équipements pédagogiques selon un plafond de 500 euros par contrat
Il faut faire un budget prévisionnel des dépenses par apprenti à renseigner dans la convention de formation.

Existe-il une liste des éléments éligibles concernant les frais de premier équipement ?

Suite au plan de relance de l’apprentissage du 1er juillet, les frais concernés sont les équipements individuels et non collectifs : EPI ainsi le matériel informatique (ordinateur, tablette, logiciel).

Quels sont les justificatifs à fournir pour les frais ?

Aucun justificatif de frais ne doit être communiqué lors du dépôt .II faudra fournir, en cas de contrôle d’OCAPIAT, les justificatifs de dépenses et factures établies à l’ordre du CFA en précisant les noms des bénéficiaires et leur numéro d’enregistrement.

Quand faut-il facturer les frais annexes pour les contrats en stock ?

Il faut facturer ces frais lors de la seconde vague de facture. OCAPIAT prend les frais réalisés à partir du 1er janvier 2020.

Les factures de frais annexes doivent-elles être émises et adressées par contrat ou par lot ?

Les factures de frais annexes peuvent être individuelles ou par lot. Pour le moment nous conseillons de séparer les factures des frais annexes de celles des frais de formation. Dans le cas d’une facture par lot ou cohortes, il faut détailler les noms des bénéficiaires et les n° d’enregistrement.

Qui doit prendre en charge le premier équipement ?

Pour que les frais soient pris en charge par OCAPIAT, il faut que les frais soient supportés par le CFA. Il faut donc que le CFA achète le matériel au nom du bénéficiaire et refacture ensuite OCAPIAT.

Le montant du premier équipement est-il versé directement à l’apprenti ?

Non ce n’est pas possible. L’achat doit être réalisé par le CFA. Dans le cas de matériel informatique, le CFA restera propriétaire des équipements. Il les mettra à disposition des apprentis.

Avez-vous un modèle de facture pour les frais liés à l’hébergement et à la restauration ?

Il n’y a pas de modèle de facture pour les frais de restauration d’hébergement.

La facturation des frais de repas et d’hébergement se base sur du prévisionnel ou du réalisé ?

Il y a une estimation des coûts qui doit être présentée dans la convention de formation et les factures doivent être faites sur des frais réalisés et par période (qui correspondent aux périodes de facturation).

Le CFA peut-il se faire financer les frais de repas alors que ceux-ci ont lieu dans une structure externe sous convention avec le CFA ?

Oui, c’est possible. Il faudra alors pouvoir présenter la convention avec l’établissement tiers en cas de contrôle.

Pour le financement des 3 euros relatifs aux frais de repas du soir, faut-il qu’il soit justifié par un hébergement ?

Non, il n’y a pas nécessité d’avoir un hébergement pour bénéficier des 3 euros pour le repas du soir. Il faudra garder les justificatifs de ces repas.

À quel moment déclare-t-on les frais de restauration et de nuitée ?

Ces frais doivent être déposés en même temps que la facture concernant la formation : à partir de la deuxième facture dans le cas d’un contrat supérieur à un an et dans la dernière facture pour les contrats inférieur à un an.

Les questions les plus consultées de la FAQ

Quelle est la durée du contrat d’apprentissage ?

La durée du contrat d’apprentissage, lorsqu’il est conclu en CDD ou de la période d’apprentissage lorsque le contrat est conclu en CDI, varie entre 6 mois et 3 ans ce qui correspondant à la durée de formation pour l’obtention du diplôme ou titre. Il peut y avoir une prolongation en cas d’échec à l’obtention du titre ou diplôme (1 an au plus si prorogation du contrat initial ou conclusion d’un nouveau contrat avec un autre employeur, sans condition d’âge de l’apprenti) ou pour les apprentis reconnus RQTH.

Comment l’entreprise peut-elle rompre un contrat avec un apprenti ?

Le contrat d’apprentissage peut être rompu librement par l’employeur ou par l’apprenti jusqu’à l’échéance des 45 premiers jours (consécutifs ou non) de formation pratique en entreprise. Au-delà de ce délai, la rupture est possible par accord écrit entre l’employeur et l’apprenti. Toute rupture anticipée du contrat d’apprentissage doit faire l’objet d’un écrit, à adresser au directeur du CFA et à l’OPCO qui a enregistré le contrat. Un modèle de formulaire de rupture est présent sur le site www.ocapiat.com

Quelle est la période d’essai pour un contrat d’apprentissage ?

Dans les 45 premiers jours, consécutifs ou non, de formation en entreprise effectuée par l’apprenti, le contrat d’apprentissage peut être librement rompu par l’employeur ou l’apprenti ou son représentant s’il est mineur.  En pratique cette période correspond à la période d’essai, et se réfère uniquement aux jours passés en entreprise .

Quelles sont les exceptions concernant l’âge de l’apprenti pour signer un contrat ?

Les jeunes ayant atteint 15 ans révolus ayant achevé la classe de 3e peuvent être inscrits en apprentissage, sous statut scolaire, dans un centre de formation d’apprentis.

L’âge limite est fixé à 35 ans révolus pour les jeunes en contrat d’apprentissage rompu pour des raisons indépendantes de leur volonté (fermeture d’entreprise, inaptitude médicale…). Il ne doit pas s’écouler plus d’1 an entre les deux contrats.

Toute personne jusqu’à 35 ans, qui après un précédent contrat d’apprentissage, souhaite obtenir une qualification supérieure.

Toute personne quel que soit son âge, reconnue travailleur handicapé.

Toute personne quel que soit son âge ayant un projet de création ou de reprise d’entreprise nécessitant l’obtention d’un diplôme.

À la demande de l’entreprise, le CFA pourra t-il réaliser le dépôt des contrats ?

Oui, il est possible de réaliser le dépôt du contrat d’apprentissage initial et le document de rupture sur l’extranet OCAPIAT pour le compte d’une entreprise. D’ici la fin de l’année, il pourra y avoir le dépôt des avenants de contrat.

Comment aura lieu le règlement lorsque le futur apprenti aura effectué sa formation de maximum 6 mois au CFA avant de trouver un contrat ?

Selon la DGEFP, il y aurait un financeur unique avec un forfait mensuel qui sera revalorisé pour atteindre le montant de la prise en charge lorsque le contrat sera signé. Un montant forfaitaire de 500 euros par mois est pris en charge par OPCO EP, désigné par un arrêté pour une entrée en formation entre le 1er août et le 31 décembre 2020. Le CFA inscrit le jeune sans contrat dans la plateforme de l’OPCO EP. Si pendant la période des 3 premiers mois, le jeune signe un contrat, c’est l’OPCO de l’employeur qui prend la totalité de la prise en charge du contrat. Les versements du  montant aura lieu une première fois au bout de 3 mois soit 1500 euros puis au bout de 6 mois 3000 euros. Si pendant la période entre 3 et  6 mois, le jeune signe un contrat d’apprentissage, la gestion du contrat est reprise par l’OPCO de l’employeur qui opère une revalorisation de la prise en charge de la période préalable à hauteur du niveau de prise en charge déterminée par les branches. Au-delà de 6 mois, les frais annexes relatifs au repas et l’hébergement sont également pris en charge par l’OPCO EP pendant la période de formation du jeune sans contrat au CFA.

Quels sont les justificatifs à fournir lors du dépôt de facture ?

Il n’y a pas de justificatifs à fournir. Il faut fournir un certificat de réalisation (modèle OCAPIAT sur le site www.ocapiat.fr) et garder les justificatifs (fiches de présence, état du nombre de connexions) en cas de demande de l’OCAPIAT ou de services de l’Etat.

Comment OCAPIAT informe le CFA de l’accord de la prise en charge du contrat pour anticiper les envois de facture ?

Cette prise en charge est consultable sur l’extranet pour les dossiers déposés en ligne ou envoyée par courriel en l’absence de saisie en ligne du contrat.

Quelles sont les modalités de prise en charge OCAPIAT des frais annexes ?

Les règles de prise en charge d’OCAPIAT sont les suivantes/ apprenti :
– Frais hébergement pour un montant maximal de 6 euros par nuitée
– Frais de restauration pour un montant maximal de 3 euros par repas
– Frais de premiers équipements pédagogiques selon un plafond de 500 euros par contrat
Il faut faire un budget prévisionnel des dépenses par apprenti à renseigner dans la convention de formation.

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