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FAQ : gestion de contrats

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FAQ

Organisme

Gestion de contrats

Quelles sont les règles générales d’Ocapiat pour la gestion des contrats ?

Les contrats avec les documents associés sont déposés dans l’extranet OCAPIAT ou envoyés en format pdf, il y a une vérification des informations par le service de gestion Ocapiat puis une transmission auprès de la plateforme Deca qui va générer un numéro d’enregistrement. Quand ce numéro est généré , un avis de prise en charge du contrat est émis à l’entreprise et au CFA par courriel ou celui-ci est téléchargeable dans l’extranet .

Comment se passe la gestion du dossier quand il manque un document lors du dépôt du contrat ?

Un mail à partir de l’extranet est envoyé au rédacteur du contrat lui demandant de fournir la pièce manquante. Il peut y avoir un décalage entre le dépôt du cerfa et la convention. Tant que le dossier n’est pas complet, il ne passe pas en traitement OCAPIAT. Il reste en attente dans l’extranet ou pour les envois en format mail ou courriel il y a lors de l’instruction du contrat par le service de gestion, un courrier/courriel envoyé pour réclamer les pièces et ou info manquantes.

Quelles sont les rythmes de facturation des contrats ?

Le rythme des facturations des formations est défini de la manière suivante depuis le 1er janvier 2021:
Contrat supérieur ou égal à 1 an
– au plus tard dans les 30 jours, après réception de la facture adressée par le CFA, une avance de 40% du montant annuel,
– avant la fin du 7emois, 30% du montant annuel,
– le solde de 30% au 10e mois.
Ces modalités s’appliquent pour chaque d’année d’exécution quand le contrat est supérieur à 1 an. Pour la dernière année, le montant est calculé au prorata temporis du niveau de prise en charge.

Contrat inférieur ou égal à 1 an
– au plus tard dans les 30 jours, après réception de la facture adressée par le CFA, une avance de 50% du montant annuel,
– le solde à la fin du contrat

Quelle est la procédure de facturation des contrats ?

Pour le premier règlement, l’OPCO propose une auto-facturation si le CFA est d’accord. Les factures peuvent être déposées dans l’extranet OCAPIAT ou en dépôt express sur le site OCAPIAT. Pour les contrats 2021, il n’y a pas de facture proforma mais dépôt de la facture .
Il faut qu’en même temps du dépôt de facture, à partir de la deuxième échéance, il y ait dépôt du le certificat de réalisation associé à la période déjà effectuée. Il est préférable de séparer les factures de frais annexes et de formation.

Dans le cas d’ un avenant à un contrat signé en 2018, quels sont les coûts contrat appliqués ?

L’avenant se rapporte au contrat initial. Donc, si le contrat initial est un contrat avec coût préfecture, l’avenant signé même en 2020 avec un modèle Cerfa 2020 , reste dans les règles de financement du contrat d’origine.

Quelle est la démarche en cas d’erreur au niveau de documents transmis (contrats, facture) ?

Il faut contacter les services de gestion d’OCAPIAT au plus vite : le centre de gestion OCAPIAT régional pour les contrats avec entreprises de 11 salariés et plus ou à la direction Gestion Siège OCAPIAT pour les contrats signés avec les entreprises de moins de 11 salariés (coordonnées sur notre site internet www.ocapiat.fr). Si le contrat est enregistré, il faudra procéder à l’émission d’un avenant.

Quels sont les justificatifs à fournir lors du dépôt de facture ?

Il n’y a pas de justificatifs à fournir. Il faut fournir un certificat de réalisation (modèle OCAPIAT sur le site www.ocapiat.fr) et garder les justificatifs (fiches de présence, état du nombre de connexions) en cas de demande de l’OCAPIAT ou de services de l’Etat.

Est-ce que vous acceptez différents modèles de certificats de réalisation pour accompagner les factures ?

Nous avons un modèle mais nous acceptons le modèle DGEFP. Nous pouvons aussi fournir le modèle de document en format Word pour faciliter le publipostage.

À quel moment faut-il envoyer les certificats de réalisation ?

Il faut fournir le certificat à chaque dépôt de facture hormis lors de l’avance des 40% de la 1ère année et à la fin de la formation.

Combien de temps faut-il garder les justificatifs de facture ?

Il faut garder les justificatifs 10 ans.

À quel moment OCAPIAT peut demander les justificatifs des factures liées aux contrats ?

A tout moment, nous avons défini une charte qualité et d’audit consultable sur notre site internet pour connaitre les justificatifs qui pourront être demandés.

Comment OCAPIAT informe le CFA de l’accord de la prise en charge du contrat pour anticiper les envois de facture ?

Cette prise en charge est consultable sur l’extranet pour les dossiers déposés en ligne ou envoyée par courriel en l’absence de saisie en ligne du contrat.

Exercera-t-il un contrôle de gestion administratif et financier des CFA ?

Oui, le service Audit d’OCAPIAT ou tout autre contrôleur expressément mandaté par OCAPIAT, pourra demander, sans information préalable, à accéder aux locaux où se déroule l’action de formation et demander l’accès aux pièces.

Comment puis-je déposer un avenant ?

L’avenant peut être déposé dans les extranets des entreprises et PartNet pour le CFA.

Les questions les plus consultées de la FAQ

Quelle est la durée du contrat d’apprentissage ?

La durée du contrat d’apprentissage, lorsqu’il est conclu en CDD ou de la période d’apprentissage lorsque le contrat est conclu en CDI, varie entre 6 mois et 3 ans ce qui correspondant à la durée de formation pour l’obtention du diplôme ou titre. Il peut y avoir une prolongation en cas d’échec à l’obtention du titre ou diplôme (1 an au plus si prorogation du contrat initial ou conclusion d’un nouveau contrat avec un autre employeur, sans condition d’âge de l’apprenti) ou pour les apprentis reconnus RQTH.

Comment l’entreprise peut-elle rompre un contrat avec un apprenti ?

Le contrat d’apprentissage peut être rompu librement par l’employeur ou par l’apprenti jusqu’à l’échéance des 45 premiers jours (consécutifs ou non) de formation pratique en entreprise. Au-delà de ce délai, la rupture est possible par accord écrit entre l’employeur et l’apprenti. Toute rupture anticipée du contrat d’apprentissage doit faire l’objet d’un écrit, à adresser au directeur du CFA et à l’OPCO qui a enregistré le contrat. Un modèle de formulaire de rupture est présent sur le site www.ocapiat.com

Quelle est la période d’essai pour un contrat d’apprentissage ?

Dans les 45 premiers jours, consécutifs ou non, de formation en entreprise effectuée par l’apprenti, le contrat d’apprentissage peut être librement rompu par l’employeur ou l’apprenti ou son représentant s’il est mineur. En pratique cette période correspond à la période d’essai, et se réfère uniquement aux jours passés en entreprise .

Quelles sont les exceptions concernant l’âge de l’apprenti pour signer un contrat ?

Les jeunes ayant atteint 15 ans révolus ayant achevé la classe de 3e peuvent être inscrits en apprentissage. Si le jeune n’a pas 15 ans au 1er juillet, il peut signer un contrat par dérogation s’il a 15 ans avant le 31 décembre ou être inscrit sous statut scolaire, dans un centre de formation d’apprentis en attendant la signature.
L’âge limite est fixé à 35 ans révolus pour les jeunes en contrat d’apprentissage rompu pour des raisons indépendantes de leur volonté (fermeture d’entreprise, inaptitude médicale…). Il ne doit pas s’écouler plus d’un an entre les deux contrats.

Toute personne jusqu’à 35 ans, qui après un précédent contrat d’apprentissage, souhaite obtenir une qualification supérieure.

Toute personne quel que soit son âge, reconnue travailleur handicapé.

Toute personne quel que soit son âge ayant un projet de création ou de reprise d’entreprise nécessitant l’obtention d’un diplôme.

À la demande de l’entreprise, le CFA pourra-t-il réaliser le dépôt des contrats ?

Oui, il est possible de réaliser le dépôt du contrat d’apprentissage initial mais également d’un avenant, du document de rupture sur l’extranet OCAPIAT pour le compte d’une entreprise. Le mandat de l’entreprise est signifié sur la convention de formation.

Quels sont les justificatifs à fournir lors du dépôt de facture ?

Il n’y a pas de justificatifs à fournir. Il faut fournir un certificat de réalisation (modèle OCAPIAT sur le site www.ocapiat.fr) et garder les justificatifs (fiches de présence, état du nombre de connexions) en cas de demande de l’OCAPIAT ou de services de l’Etat.

Comment OCAPIAT informe le CFA de l’accord de la prise en charge du contrat pour anticiper les envois de facture ?

Cette prise en charge est consultable sur l’extranet pour les dossiers déposés en ligne ou envoyée par courriel en l’absence de saisie en ligne du contrat.

Quelles sont les modalités de prise en charge OCAPIAT des frais annexes ?

Les règles de prise en charge d’OCAPIAT sont les suivantes/ apprenti :
– Frais hébergement pour un montant maximal de 6 euros par nuitée
– Frais de restauration pour un montant maximal de 3 euros par repas
– Frais de premiers équipements pédagogiques selon un plafond de 500 euros par contrat
Il faut faire un budget prévisionnel des dépenses par apprenti à renseigner dans la convention de formation.