Détail des offres Magestic

PME et grandes entreprises, OCAPIAT vous propose un accompagnement pour vous aider à gérer votre investissement volontaire de développement des compétences de vos salariés et optimiser vos obligations de responsabilité sociale que votre entreprise est tenue de respecter.

 

Présentation détaillées des 3 offres

Présentation de l'offre : Simplicité

Simplicité est une offre allégée pour une gestion en échanges de données informatisées (EDI) qui s’adresse prioritairement aux entreprises de plus de 50 salariés.

Vos démarches administratives sont accélérées et simplifiées en fin d’année uniquement pour des actions volontaires.

Vous aurez accès à une valorisation de vos données (salaires, ressources internes), une gestion des documents informatisés et un accès possibles, et sous conditions, aux mesures incitatives et soutien à l’investissement volontaire.

  • L’entreprise transmet à OCAPIAT en fin d’année un fichier Excel récapitulatif de toutes les actions de formation de l’année concernée.
  • L’entreprise bénéficie d’une matrice de gestion des actions de formation.
  • Valorisation des salaires du personnel de l’entreprise dédié à la gestion des dossiers.

Présentation de l'offre : Modernité

Modernité vous permet de nous confier la charge administrative de votre investissement volontaire en formation.

La gestion et le pilotage se fait au fil de l’eau et votre suivi à distance depuis nos services en ligne (Mon compte).

Nous gérons les dossiers, réglons directement aux prestataires et réalisons les remboursements des frais à valoriser et pris en charge (salaires et frais annexes).

C’est l’assurance :

  • D’optimiser le pilotage grâce à des reportings et des outils décisionnels en ligne et en direct.
  • De vous accompagner dans la conception pédagogique et la mise en œuvre de vos projets.
  • De retrouver des conseils et une expertise territoriale.

Accès à un tableau de bord “Salarié” par les données de références (formations mises en oeuvre, dépôt de documents formation…)

Les DPC sont adressées au long de l’année (via module dédié sur Mon Compte). OCAPIAT se charge de compiler l’ensemble des actions. Extractions possibles du fichier compilé.

Accès en ligne aux principaux reportings décisionnels en consultation directe, dynamique et exports Excel (en continu, tout au long de l’année). Bilans grisés accessibles par adhésion à la formule AugmenTé.

Possibilité d’intégrer des fichiers via des maquettes Excel. Intégrations de fichier (salarié, dossiers).

Présentation de l'offre : Augmenté

Augmenté vous fait bénéficier des mêmes prestations que l’option Modernité avec en plus la possibilité d’accéder à d’autres outils de pilotage vous permettant de gérer votre investissement.

Ce sont 5 options additionnelles et que vous pouvez choisir selon vos besoins :

  • Prévisionnel = Gestion et pilotage amont pour le prévisionnel
  • Obligations = Suivi et pilotage des habilitations salariés
  • Evaluation = Évaluation des formations à chaud / à froid
  • Pilotage Renforcé = Suivi et pilotage évolués de l’activité globale (reportings)
  • Paramétrage de groupe = Personnalisation évoluée

Accès à un tableau de bord “Salarié” par les données de références (habilitations, formations prévues et/ou mises en oeuvre, dépôt de documents formation…)

Les DPC sont adressées tout au long de l’année (via module dédié sur Mon Compte). OCAPIAT se charge de compiler l’ensemble des actions. Extractions possibles du fichier compilé.

Possibilité de personnalisation et de pilotage supplémentaire pour un Groupe.

Possibilité d’intégrer des fichiers via des maquettes Excel. Intégrations de fichier (salarié, dossiers, référentiel d’obligations, plan prévisionnel, table d’affectations, historique formation).

Accès en ligne à l’ensemble des reportings décisionnels en consultation directe, dynamique et exports excel (en continu, tout au long de l’année) avec des modules complémentaires utilisés (prévisionnel, obligations, évaluations).

Gestion personnalisable des accès : plusieurs utilisateurs possibles sans limite & l’entreprise définit plusieurs périmètres d’accès de type “qui accède à quoi”.

Vos interlocuteurs – Gestionnaire et conseiller OCAPIAT – disponibles tout au long de l’année.

Choisissez votre offre selon vos besoins !

Services avec extensions 

(gestion DPC et dossiers, reportings et dépôt de fichiers)* 

Demande de prise en charge aux fonctions étendues

  • Création de vos demandes de prise en charge, y compris à partir d’actions prévisionnelles :
  1. Gain de temps pour la saisie de vos demandes.
  2. Rapprochement automatique entre les actions prévisionnelles et les DPC.
  3. Bilan et synthèse comparative du plan prévu – mise en oeuvre.
  4. Génération d’un questionnaire d’évaluation à partir de la demande de prise en charge.
  • Valorisation de toutes vos dépenses de formation.
  • Des éditions : convocation, feuilles d’émargement, fiche de suivi, courrier aux organismes de formation.

Transmission des fichiers

  • Gain de temps par importation guidée et contrôlée de vos fichiers .csv au format des matrices Ocapiat en ligne à la fréquence de votre choix
  • Dépôt de vos données de fichiers salariés
  • Dépôt de vos dossiers de formation en masse
  • Mais aussi dépôt de vos plans prévisionnels, référentiels d’obligations, d’affectations salariés, d’historiques formation (selon vos options)

Reportings décisionnels et tableaux de bord

  • Des éditions sur mesure, avec options d’affichage et de sélections
  • Pilotage : – des éditions disponibles et des bilans analytiques sur mesure (sélection de critères, tri de données, options d’affichage)

* Uniquement valables pour Modernité et Augmenté

** Uniquement valables pour Augmenté

Services optionnels**

Reportings décisionnels et tableaux de bord renforcés

  • Des éditions sur mesure, avec options d’affichage et de sélections
  • Pilotage :
  1. des éditions disponibles pour chaque module formation
  2. des bilans analytiques sur mesure (sélection de critères, tri de données, options d’affichage)

Gestion et pilotage amont pour le prévisionnel

  • Structurer et formaliser votre plan prévisionnel
  • Création d’actions prévisionnelles directement dans le module ou par dépôt de fichier Excel (maquette IFP OCAPIAT)
  • Report de vos habilitations arrivées à échéance sur le plan prévisionnel
  • Inscriptions nominatives ou par population de salariés
  • Pilotage de la réalisation de vos actions prévisionnelles par état d’avancement (prévu-réalisé), report et annulation d’actions

Évaluation des formations à chaud / à froid

  • Création de questionnaires d’évaluation à chaud et à froid
  • Sélection de vos actions formation à soumettre au questionnaire
  • Envoi de vos questionnaires par email
  • Paramétrage d’alertes portail pour les envois de questionnaires
  • Analyse et suivi des retours d’évaluation

Suivi et pilotage des habilitations salariés

  • Constitution d’un référentiel de vos obligations et de leurs caractéristiques.
  • Habilitation par rapprochement avec vos actions réalisées. 
  • Paramétrage d’alertes sur le portail pour les recyclages à prévoir.
  • Traçage et restitution des habilitations de vos salariés.

Personnalisation évoluée (accès, codifications, affectations)

  • Personnalisation de vos accès sur différents périmètres d’intervention (Groupe)
  • Personnalisation et administration de vos profils utilisateurs en autonomie (droits, autorisations)
  • Administration en autonomie de tables de codifications (thèmes, axes…) pour personnaliser vos analyses dan vos reportings
  • Administration en autonomie de tables de rattachement des salariés (aux services, unités…) pour démultiplier les possibilités dans vos reportings
  • Enrichissement statistique de vos historiques formation par dépôt de fichier en ligne (pour rattraper une antériorité…)

Et si vous passiez à l’action ?

Nos équipes sont à votre entière disposition pour vous accompagner dans la mise en place de cette démarche.

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