La formation interne

Qu’est-ce que la formation interne ?

Une action de formation interne est une action de formation professionnelle concourant au développement des compétences (art. L. 6313-1, 1°).

Lorsqu’elle est financée par l’opérateur de compétences, une convention de formation/ une annexe pédagogique doit être prévue et comporter :

• L’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action,
• Les moyens prévus,
• La durée et la période de réalisation,
• Les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action

Une formation interne est une formation organisée par l’entreprise au bénéfice de l’un ou plusieurs de ses salariés. L’entreprise s’occupe de la conception du stage, du contenu pédagogique et de l’organisation pratique du déroulement. Elle peut se dérouler dans les locaux de l’entreprise ou en dehors. Les dispositions encadrant la formation sur les lieux de travail ont été abrogées au 1er janvier 2019 (D6321-3 code du travail).

La formation interne est organisée au sein même de l’entreprise A, pour ses salariés avec des formateurs eux-mêmes salariés de l’entreprise A. Elle mobilise les compétences de salariés experts et les moyens techniques de l’entreprise A, pour transmettre des savoir-faire ou des connaissances à un salarié ou à un groupe de salariés de l’entreprise A.

Dès lors que l’entreprise envisage de former d’autres personnes que ses propres collaborateurs, y compris les salariés d’une entreprise qui appartiendrait au même groupe, il ne s’agit plus de « formation interne » et l’entreprise doit selon le cas conclure une convention de mise à disposition ou effectuer une « déclaration d’activité » en qualité d’organisme de formation.

Les groupes  composés de plusieurs entités « ABCD » :

• • • si le salarié expert de l’entité A est mobilisé pour former un salarié ou un groupe de salarié de l’entité D alors le salarié expert devra être mis à disposition de l’entité D pour la durée de la formation.
    • si le salarié expert de l’entité A est mobilisé pour former un salarié ou un groupe de salarié des entités « BCD » alors la formation ne peut être réalisée dans le cadre de la formation interne. Dans ce contexte il s’agit d’une formation intra entreprise qui ne peut être organisée que sous la responsabilité d’un organisme de formation disposant d’un numéro de déclaration d’activité.

Quelles modalités d’organisation ?

La formation est en principe dispensée dans des locaux distincts des lieux de production. Toutefois, elle peut comporter une partie pratique, réalisée sur les lieux de production.

Le point de vue de l’Administration au travers de ses circulaires successives:

Les séquences de formation intégrée sont réalisées en situation de production effective ou en utilisant comme support pédagogique le matériel de production. Elles ont principalement pour objet le transfert de compétences techniques ou professionnelles. Elles peuvent être individuelles ou collectives.

Les  Groupements d’Employeurs (GE) et les Groupements d’Employeurs pour l’Insertion et la Qualification (GEIQ).

Les formations organisées par une entreprise utilisatrice, membre du GE ou du GEIQ, ne peuvent pas être prises en charge par l’opérateur de compétences.

Toutefois :

• • Si l’entreprise utilisatrice est déclarée en tant qu’organisme de formation, en disposant d’un numéro de déclaration d’activité, une prise en charge sera possible
  • Si l’entreprise utilisatrice met à disposition du GE ou du GEIQ son salarié expert pendant le temps de la formation, une prise en charge sera possible. Dans le cas où l’expert n’a pas le statut de salarié un CDD formateur occasionnel peut être conclu (détail paragraphe 3.2).

Il s’agit d’un mode de transmission des compétences dont l’entreprise conserve la maîtrise d’œuvre : elle ne fait pas appel à un organisme de formation déclaré et définit elle-même les objectifs de l’action de formation, son contenu et ses modalités pédagogiques (personne chargée de l’animation de l’action, moyens matériels utilisés…), pour former exclusivement ses salariés. C’est avant tout une action de formation professionnelle continue.

Ce que dit la loi sur les actions de formation :

• • Au regard des textes, il est parfaitement admis que l’entreprise puisse utiliser ses propres ressources (humaines et matérielles) pour assurer la formation de ses collaborateurs.
  • L’action de formation se définit comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel.
  • Ce parcours de formation nécessite l’existence de moyens techniques et humains et de ressources pédagogiques adaptées.
  • L’information sur l’organisation du parcours de formation doit être rendue accessible au bénéficiaire, par le dispensateur de la formation.

  Du point de vue de l’Administration (ministère du travail/DGEFP) au travers de ses circulaires successives …

  L’entreprise doit être en mesure de produire les éléments listés ci-dessous pour justifier de la réalisation d’une formation interne (vous retrouverez en annexe du guide des modèles de documents) :

  • • le programme et/ou annexe pédagogique et/ou le Protocole Individuel de Formation (PIF)
    • le calendrier prévisionnel
    • la capacité des formateurs internes (titres, qualité et expérience…)
    • les modalités de contrôle des acquis en cours et en fin de formation
    • le budget de la formation
    • le certificat de réalisation de l’action (et ou l’attestation de formation)
    • les supports pédagogiques utilisés
    • les feuilles d’émargement

Le point de vue de l’Administration au travers de ses circulaires successives:

L’entreprise doit identifier ses formateurs, préciser les expériences, formations ou qualifications dont ils disposent en rapport avec le domaine concerné justifiant de leur capacité à transmettre des connaissances.

Le CV du formateur

La loi ne prévoit pas l’obligation de formaliser le CV des formateurs. Toutefois, il est important de pouvoir justifier du choix des formateurs en fonction de leurs compétences. L’entreprise peut également utiliser une fiche de poste ou une attestation de capacité du formateur interne.

Dans le cadre du contrôle qualité, OCAPIAT peut demander à l’entreprise de justifier des titres et diplômes des formateurs et encadrants et de leur cohérence avec les formations réalisées.

Les formateurs internes peuvent suivre une formation de formateur leur permettant de maîtriser les méthodes et techniques pédagogiques.

Quel contrat pour le formateur ?

Si le formateur est salarié de l’entreprise (siège ou établissement) :

Dans l’hypothèse où l’animation de formations ne fait pas partie des fonctions habituelles du salarié, l’entreprise peut conclure un avenant au contrat de travail  ou émettre une lettre de mission, celle-ci précisant que l’animation d’une ou plusieurs formations est confiée ponctuellement au salarié. L’entreprise doit conserver ce document pour justifier de l’organisation de la formation interne dans l’entreprise.

Si le formateur est salarié d’une autre entité juridiquement autonome (société mère…) :

Une convention de mise à disposition (entre l’entreprise d’origine du salarié et l’entreprise d’accueil) et un avenant au contrat de travail du salarié, doivent être conclus afin de justifier du placement du formateur sous l’autorité hiérarchique de l’entreprise au sein de laquelle il est mis à disposition.

Ces documents doivent comporter certaines mentions obligatoires (article L.8241-2 du Code du Travail). La mise à disposition doit être exécutée dans le strict respect de la loi (remboursement limité aux salaires, charges et frais professionnels, à l’exclusion de tout bénéfice).

Dans le cadre du contrôle qualité, OCAPIAT peut demander à l’entreprise de justifier la mise à disposition du formateur interne lorsque celui-ci n’est pas salarié de l’entreprise.

Si le formateur n’est pas salarié :

L’entreprise est maître d’oeuvre de la formation et peut faire appel à un intervenant extérieur pour animer la formation.dans ce cas l’intervenant peut être embauché en contrat à durée déterminée pour la durée de la formation. S’il intervient moins de 30 jours par an dans l’entreprise, il peut bénéficier du statut de formateur occasionnel (ouvrant droit au calcul des cotisations sociales sur une base forfaitaire).

Le Code du travail précise que dans le cadre du contrat de professionnalisation,  les actions d’évaluation et d’accompagnement, ainsi que les enseignements généraux, professionnels et technologiques sont mis en œuvre par un organisme de formation ou, lorsqu’elle dispose d’un « service de formation », par l’entreprise elle-même.

C’est-à-dire que l’entreprise dispose d’une organisation pérenne de formation, identifiée comme telle dans l’organisation de l’entreprise :

Locaux et matériels dédiés (même occasionnellement) pendant le temps de la formation :

• Le lieu utilisé pour la formation peut être situé dans ou en dehors des locaux de l’entreprise. Il n’est pas indispensable qu’il soit exclusivement affecté à de la formation
• Le matériel mobilisé pour la formation peut appartenir à l’entreprise ou être loué et être exclusivement dédié pendant le temps de la formation.

Plannings / calendriers des formations internes programmées.

Personnels en responsabilité de l’administration et de l’organisation de la formation interne pour tout ou partie de leur temps et identifiés dans l’organisation de l’entreprise.

• Un ou plusieurs salariés de l’entreprise en charge du suivi de l’activité formation interne :
  responsable formation/ référent/ coordinateur/ animateur formation/ responsable
  administratif…
• Un ou plusieurs formateurs.