Guide pratique : La formation interne

  • Certaines compétences sont spécifiques à votre entreprise et détenues par des salariés experts.
  • Vous ne trouvez pas sur le marché de la formation des stages qui correspondent à vos exigences.
  • Vous voulez  favoriser  le  transfert de savoir-faire  au sein de vos équipes.

OCAPIAT vous propose un guide pratique et des outils pour vous aider à mettre en place des  actions de formation internes dans le respect de la réglementation en vigueur. La conformité des actions de formation interne aux règles d’organisation et de justification requises est indispensable pour obtenir le financement d’OCAPIAT. 

Les outils proposés dans ce guide peuvent être adaptés à vos propres besoins.

1. La formation interne

1.1. Qu’est-ce que la formation interne ?

Une action de formation interne est, avant tout, une action de formation professionnelle continue qui doit respecter des modalités de réalisations (article L6313-1 du Code du travail et décret D6553-1)

Les actions de formation professionnelle doivent être réalisées conformément à un programme préétabli, qui en fonction d’objectifs déterminés, précise :

  • Les moyens pédagogiques
  • Les moyens techniques
  • Les moyens d’encadrement
  • Les moyens permettant de suivre son exécution et d’en apprécier les résultats.

Une formation interne est une formation organisée par l’entreprise au bénéfice de l’un ou plusieurs de ses salariés. L’entreprise s’occupe de la conception du stage, du contenu pédagogique et de l’organisation pratique du déroulement. Elle peut se dérouler dans les locaux de l’entreprise ou en dehors. Les dispositions encadrant la formation sur les lieux de travail ont été abrogées au 1er janvier 2019 (D6321-3 code du travail).

La formation interne est organisée au sein même de l’entreprise A, pour ses salariés avec des formateurs eux-mêmes salariés de l’entreprise A. Elle mobilise les compétences de salariés experts et les moyens techniques de l’entreprise A, pour transmettre des savoir-faire ou des connaissances à un salarié ou à un groupe de salariés de l’entreprise A.

Dès lors que l’entreprise envisage de former d’autres personnes que ses propres collaborateurs, y compris les salariés d’une entreprise qui appartiendrait au même groupe, il ne s’agit plus de « formation interne » et l’entreprise doit selon le cas conclure une convention de mise à disposition ou effectuer une « déclaration d’activité » en qualité d’organisme de formation.

Les groupes  composés de plusieurs entités « ABCD » :

  • si le salarié expert de l’entité A est mobilisé pour former un salarié ou un groupe de salarié de l’entité D alors le salarié expert devra être mis à disposition de l’entité D pour la durée de la formation.
  • si le salarié expert de l’entité A est mobilisé pour former un salarié ou un groupe de salarié des entités « BCD » alors la formation ne peut être réalisée dans le cadre de la formation interne. Dans ce contexte il s’agit d’une formation intra entreprise qui ne peut être organisée que sous la responsabilité d’un organisme de formation disposant d’un numéro de déclaration d’activité.

Les  Groupements d’Employeurs (GE) et les Groupements d’Employeurs pour l’Insertion et la Qualification (GEIQ).

Les formations organisées par une entreprise utilisatrice, membre du GE ou du GEIQ, ne peuvent pas être prises en charge par l’opérateur de compétences.

Toutefois :

  • Si l’entreprise utilisatrice est déclarée en tant qu’organisme de formation, en disposant d’un numéro de déclaration d’activité, une prise en charge sera possible
  • Si l’entreprise utilisatrice met à disposition du GE ou du GEIQ son salarié expert pendant le temps de la formation, une prise en charge sera possible. Dans le cas où l’expert n’a pas le statut de salarié un CDD formateur occasionnel peut être conclu (détail paragraphe 3.2).

 

1.2. Quelles modalités d’organisation ?

La formation est en principe dispensée dans des locaux distincts des lieux de production. Toutefois, elle peut comporter une partie pratique, réalisée sur les lieux de production.

Dans ce cas, l’entreprise rend compte aux représentants du personnel (comité d’entreprise, délégués du personnel…) des mesures prises pour que ces enseignements pratiques correspondent à la définition des actions de formation professionnelle.

Le point de vue de l’Administration au travers de ses circulaires successives:

Les séquences de formation intégrée sont réalisées en situation de production effective ou en utilisant comme support pédagogique le matériel de production. Elles ont principalement pour objet le transfert de compétences techniques ou professionnelles. Elles peuvent être individuelles ou collectives.

 

 

2. Les droits et obligations

Il s’agit d’un mode de transmission des compétences dont l’entreprise conserve la maîtrise d’œuvre : elle ne fait pas appel à un organisme de formation déclaré et définit elle-même les objectifs de l’action de formation, son contenu et ses modalités pédagogiques (personne chargée de l’animation de l’action, moyens matériels utilisés…), pour former exclusivement ses salariés. C’est avant tout une action de formation professionnelle continue.

    Ce que dit la loi sur les actions de formation :

    Au regard des textes, il est parfaitement admis que l’entreprise puisse utiliser ses propres ressources (humaines et matérielles) pour assurer la formation de ses collaborateurs.

    • L’action de formation se définit comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel.
    • Ce parcours de formation nécessite l’existence de moyens techniques et humains et de ressources pédagogiques adaptées.
    • L’information sur l’organisation du parcours de formation doit être rendue accessible au bénéficiaire, par le dispensateur de la formation.

      Du point de vue de l’Administration (ministère du travail/DGEFP) au travers de ses circulaires successives …

      L’entreprise doit être en mesure de produire les éléments listés ci-dessous pour justifier de la réalisation d’une formation interne (vous retrouverez en annexe du guide des modèles de documents) :

      • le programme et/ou annexe pédagogique et/ou le Protocole Individuel de Formation (PIF)
      • le calendrier prévisionnel
      • la capacité des formateurs internes (titres, qualité et expérience…)
      • les modalités de contrôle des acquis en cours et en fin de formation
      • le budget de la formation
      • le certificat de réalisation de l’action (et ou l’attestation de formation)
      • les supports pédagogiques utilisés
      • les feuilles d’émargement
      • l’information aux instances représentatives du personnel (CE ou à défaut délégués du personnel).

      3. Le formateur interne : quelles obligations ?

      Le point de vue de l’Administration au travers de ses circulaires successives:

      L’entreprise doit identifier ses formateurs, préciser les expériences, formations ou qualifications dont ils disposent en rapport avec le domaine concerné justifiant de leur capacité à transmettre des connaissances.

       

      3.1. Le CV du formateur

      La loi ne prévoit pas l’obligation de formaliser le CV des formateurs. Toutefois, il est important de pouvoir justifier du choix des formateurs en fonction de leurs compétences. L’entreprise peut également utiliser une fiche de poste ou une attestation de capacité du formateur interne.

      Dans le cadre du contrôle qualité, OCAPIAT peut demander à l’entreprise de justifier des titres et diplômes des formateurs et encadrants et de leur cohérence avec les formations réalisées. 

      Les formateurs internes peuvent suivre une formation de formateur leur permettant de maîtriser les méthodes et techniques pédagogiques.

      3.2. Quel contrat pour le formateur ?

      Si le formateur est salarié de l’entreprise (siège ou établissement) :

      Dans l’hypothèse où l’animation de formations ne fait pas partie des fonctions habituelles du salarié, l’entreprise peut conclure un avenant au contrat de travail  ou émettre une lettre de mission, celle-ci précisant que l’animation d’une ou plusieurs formations est confiée ponctuellement au salarié. L’entreprise doit conserver ce document pour justifier de l’organisation de la formation interne dans l’entreprise.

      Si le formateur est salarié d’une autre entité juridiquement autonome (société mère…) :

      Une convention de mise à disposition (entre l’entreprise d’origine du salarié et l’entreprise d’accueil) et un avenant au contrat de travail du salarié, doivent être conclus afin de justifier du placement du formateur sous l’autorité hiérarchique de l’entreprise au sein de laquelle il est mis à disposition.

      Ces documents doivent comporter certaines mentions obligatoires (article L.8241-2 du Code du Travail). La mise à disposition doit être exécutée dans le strict respect de la loi (remboursement limité aux salaires, charges et frais professionnels, à l’exclusion de tout bénéfice).

      Dans le cadre du contrôle qualité, OCAPIAT peut demander à l’entreprise de justifier la mise à disposition du formateur interne lorsque celui-ci n’est pas salarié de l’entreprise.

       

      Si le formateur n’est pas salarié :

      L’entreprise est maître d’oeuvre de la formation et peut faire appel à un intervenant extérieur pour animer la formation.dans ce cas l’intervenant peut être embauché en contrat à durée déterminée pour la durée de la formation. S’il intervient moins de 30 jours par an dans l’entreprise, il peut bénéficier du statut de formateur occasionnel (ouvrant droit au calcul des cotisations sociales sur une base forfaitaire).

      4. Le service de formation de l’entreprise :

      Le cas particulier de la formation interne dans le contrat de professionnalisation

       

      Le Code du travail précise que dans le cadre du contrat de professionnalisation,  les actions d’évaluation et d’accompagnement, ainsi que les enseignements généraux, professionnels et technologiques sont mis en œuvre par un organisme de formation ou, lorsqu’elle dispose d’un « service de formation », par l’entreprise elle-même.

      C’est-à-dire que l’entreprise dispose d’une organisation pérenne de formation, identifiée comme telle dans l’organisation de l’entreprise :

       

      Locaux et matériels dédiés (même occasionnellement) pendant le temps de la formation :

      • Le lieu utilisé pour la formation peut être situé dans ou en dehors des locaux de l’entreprise. Il n’est pas indispensable qu’il soit exclusivement affecté à de la formation
      • Le matériel mobilisé pour la formation peut appartenir à l’entreprise ou être loué et être exclusivement dédié pendant le temps de la formation.

      Plannings / calendriers des formations internes programmées.

      Personnels en responsabilité de l’administration et de l’organisation de la formation interne pour tout ou partie de leur temps et identifiés dans l’organisation de l’entreprise.

      • Un ou plusieurs salariés de l’entreprise en charge du suivi de l’activité formation interne :
        responsable formation/ référent/ coordinateur/ animateur formation/ responsable
        administratif…
      • Un ou plusieurs formateurs

      5. Les 5 étapes de la mise en œuvre de la formation interne

       

      Première  étape :   Déterminer  le  besoin

      Il s’agit de repérer quelles sont les compétences que l’on veut transmettre aux salariés « novices », plus précisément quelles sont les activités concernées, les savoir-faire qui sont en jeu, les modes opératoires, les conditions de travail dans lesquelles s’exercent ces activités, les connaissances théoriques qui sous-tendent l’action.

      Ce repérage peut sembler fastidieux mais il est impératif, non seulement pour définir un « cahier des charges de l’action de formation »  (annexe 1 – CV formateur interne), mais aussi pour l’efficacité de la formation.

      Deuxième  étape :   Choisir le ou les formateurs

      • Est-on organisé pour que cette formation puisse se dérouler dans de bonnes conditions ?
      • Les formateurs pressentis ont-ils suivi une « formation de formateur » ?
      • Ont-ils des aptitudes pédagogiques (expliquer, démontrer, argumenter, reformuler, synthétiser, …) ?

       

      De la même façon que l’on  vérifie le professionnalisme d’un formateur lorsque l’on achète une formation chez un prestataire extérieur, il faut se poser les questions des aptitudes pédagogiques d’un formateur interne.

      Une  liste  des  formateurs potentiels  avec leur CV (annexe 1 – CV formateur interne),  leur expérience  de  formateur  ou de  tuteur  et  les attestations de formations qu’ils ont suivies (notamment les formations de formateur) peut être dressée pour figurer dans les ressources formation interne de l’entreprise.

      Troisième étape :   Finaliser le programme et organiser l’action de formation

       A partir du cahier des charges (annexe 3 – cahier des charges de formation), le (ou les) formateur(s) va (vont) définir un programme type annexe pédagogique (annexe 4 – Programme type annexe pédagogique ou PIF), avec des objectifs, des modalités pratiques, des supports pédagogiques. Il s’agit du « déroulé pédagogique » ou du « canevas » de la formation. Il sert au formateur à construire son action, à prévoir les modalités d’évaluation et de suivi du déroulement de l’action. Le programme est obligatoirement remis aux stagiaires.

      Attention : à ce moment du montage de l’action de formation interne, il convient de  respecter deux points particuliers :

      • Consulter les instances représentatives du personnel (IRP) sur le projet de formation ;
      • Si le programme type annexe pédagogique (annexe 4 – Programme type annexe pédagogique) prévoit des temps de formation pratique, sur un lieu de production, certaines précautions devront être respectées (le volet pratique doit être « intégré » au processus général de la formation, les IRP seront consultés et les éventuels produits obtenus, s’ils sont vendus, seront défalqués du coût de la formation).

      A ce stade, le budget de la formation est étudié précisément, en dissociant ce qui relève des coûts pédagogiques et ce qui relève des coûts de formation. En effet, l’entreprise doit pouvoir justifier les dépenses qu’elle a engagées pour cette formation (annexe 5  – Base de tableau de calcul de coûts de formation)

       

      Quatrième étape : Mettre en place la formation

       Le   formateur veillera tout particulièrement à deux aspects importants de la mise en place de la formation :

      • Prévoir une invitation ou une convocation des salariés stagiaires à la formation pour confirmer leur inscription (annexe 6 – Convocation du stagiaire). Le programme est obligatoirement joint à la convocation.
      • Organiser la logistique (salle, accueil, supports pédagogiques, repas, …) pour le confort de travail des stagiaires et pour la convivialité.

      Cinquième étape : Déroulé de la formation et évaluation

      Pour assurer la traçabilité de la réalisation de l’action il ne faut pas oublier de faire signer aux stagiaires une feuille d’émargement  avec la contre-signature du ou des formateurs. La feuille d’émargement est signée à la fin de chaque séquence de formation et au minimum par demi-journée (annexe 7 – Feuille d’émargement)

       Tout au long de la formation, les intervenants veillent à développer une pédagogie qui alterne les différents temps d’apprentissage, de confrontation d’expérience, de pause (éviter de donner l’image d’un cours scolaire). Il est également souhaitable de prévoir des séquences de « vérification » des acquis intermédiaires : par un QCM, une reformulation, un exercice simple, etc. Le formateur suit la progression du groupe.

       

      A l’issue de la formation, deux points importants sont à souligner :

      • Le formateur prévoit une évaluation des acquis de la formation, c’est-à-dire qu’il mesure si les objectifs sont atteints en totalité ou partiellement. Attention, il ne s’agit pas d’un contrôle ni d’un examen mais bien d’une vérification des acquisitions professionnelles des stagiaires (d’où l’importance de bien avoir défini les objectifs au tout départ de la démarche) ;
      • Le formateur demande par ailleurs aux stagiaires d’évaluer la formation (annexe 8 – Fiche d’évaluation d’une formation) tant en termes de contenu que d’organisation ou de niveau d’atteinte des objectifs poursuivis.

      Ces deux formalités ont le double intérêt de répondre à l’exigence réglementaire (évaluer) et de porter une analyse sur la formation (et les points d’amélioration possibles).

      Enfin, si la remise d’une attestation de fin de formation n’est plus obligatoire depuis le 1er janvier 2019, celle-ci  reste cependant un document important car elle est un moyen de preuve de la réalisation de l’action de formation d’une part et d’évaluation des acquis de la formation d’autre part.

      A l’issue de chaque action de formation, l’entreprise est invitée à remettre à chacun des stagiaires une attestation de fin de formation mentionnant (annexe 9 – Attestation de formation interne) :

       

      • les objectifs professionnels de l’action, décrits de manière opérationnelle
      • la nature et la durée de l’action
      • les résultats de l’évaluation des acquis de la formation.

        Dans certains cas, par exemple en matière de sécurité, des attestations spécifiques doivent être remises aux stagiaires. Dans le cas  d’un contrat de professionnalisation préparant à  une qualification dans les classifications d’une Convention Collective Nationale de branche, une attestation d’obtention d’une qualification professionnelle doit obligatoirement être délivrée au salarié par l’employeur (annexe 11 – Attestation d’obtention d’une qualification)

        Pour justifier de la réalisation de l’action, OCAPIAT demandera à l’entreprise un certificat de réalisation de l’action (annexe 10 – Certificat de réalisation).

         

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